Dijital telefon sistemi, genellikle birden çok uzantı ve doğrudan hat gibi özellikleri destekleyen işletmelerde kullanılan bir telefon sistemidir; birleşik ses, faks ve e-posta mesajlaşma; sesli mesajlaşma; tuş takımı giriş menüleri ve etkileşimli ses yanıtı. Sistemler genellikle belirli sayıda kullanıcıyı destekler. Dijital telefon sistemlerinin çoğu, İnternet telefonu teknolojisi olarak da bilinen Sesli İnternet Protokolü'nü (VoIP) kullanır.
Standart dijital telefon sistemi genellikle önceden belirlenmiş bir kapasiteye kadar genişletme özelliğine sahip belirli sayıda telefonu içerir. Her telefonu aramak için uzantıları veya doğrudan hatları kullanma, gelen çağrılar için tuş takımı giriş tanıma ve dahili iletişim için çağrı yeteneklerini içerir. Çoğu sistem ayrıca bekletme müziğini kullanma yeteneğini de içerir. Bazıları önceden ayarlanmış bekletme müziğini kullanırken, diğerleri özel dijital kaynaklardan bekletme müziğini çalabilir. Hemen hemen tüm dijital telefon sistemleri, sesli postaları kaydetme ve yönetme yeteneğine sahiptir.
Daha gelişmiş bir dijital telefon sistemi, cevapsız aramaların ve sesli mesajların e-posta bildirimi gibi özel özelliklere sahip olabilir. Telesekreter bildirim e-postaları, genellikle sesli mesajların ses çalınmasını sağlar. Bazı dijital telefon sistemlerinde, kullanıcıların aramaları inceleyebileceği, sesli mesajları dinleyebileceği, mesajları kaydedebileceği ve silebileceği, bir şirket dizinini kullanarak aramalara erişebileceği ve yerleştirebileceği ve bir müşteriye arama yaparken veya bir arama alırken müşteri hesabı verilerini otomatik olarak görebildiği web yönetim merkezleri bulunmaktadır. Gelişmiş dijital sistemler aynı zamanda etkileşimli ses yanıtı özelliklerine sahip olabilir, böylece arayanlar telefon tuş takımı kullanmak yerine arama menülerinde gezinmek için sesli komutları kullanabilir.
Bazen, bir dijital telefon sistemi aynı zamanda profesyonel çağrı merkezi yeteneklerine de sahiptir. Profesyonel çağrı merkezi yetenekleriyle, çağrılar otomatik olarak aracılara dağıtılır. Yönlendirmenin temeli, genellikle müşteri menüsü seçimlerini ve önceden belirlenmiş acente beceri seti spesifikasyonlarını içerir. Profesyonel çağrı merkezi özellikleri, hizmet kalitesini ölçmek için çağrı süreleri ve müşteri memnuniyeti gibi konularda raporlama da içerir. Birçok sistem çağrıları otomatik olarak kaydeder; böylece yöneticiler konuşmaları inceleyebilir ve servisi izleyebilir.
Dijital bir telefon sisteminin edinilmesi maliyetli olabilir, ancak birkaç iş avantajı vardır. Dijital sistemler, çağrı merkezi ayarlarında çağrıları en nitelikli kişilere otomatik olarak yönlendirerek verimliliği, verimliliği ve müşteri memnuniyetini artırabilir. VoIP kullanan sistemler uzak mesafeli arama ücretlerini ortadan kaldırabilir. E-posta ve web entegrasyonu yetenekleri, çeşitli yerlerde çalışan çalışanların iletişimden haberdar olmalarını ve masalarında olmadıklarında bile zamanında konuşmalarını geri almalarını kolaylaştırır ve müşteri hesaplarını otomatik olarak gösteren entegre dijital telefon sistemleri yararlı olabilir satış ve müşteri ilişkilerini geliştirmek için.
