Bir belge yönetim sistemi, bir şirketin kullandığı belgeleri depolamak ve kontrol etmek için kullanılan bir programdır. Bilgisayarların ortaya çıkmasından önce, bir belge yönetim sistemi basitçe bir şirketin satın alma siparişleri, mühendislik değişiklikleri ve şemalar gibi basılı belgelerini sistematik bir sırayla almayı kolaylaştırmak için doldurma işlemidir. DMS olarak da bilinen, günümüzde en yaygın belge yönetim sistemi türü elektronik.
Elektronik bir belge yönetim sistemi, şirket kayıtlarını endeksleyen ve depolayan bir bilgisayar programıdır. Bu, bilgilerin yazdırmak, postalamak veya fakslamak zorunda kalmadan diğer coğrafyalara elektronik olarak aktarılmasını sağlar. Prosedürleri veya çalışma el kitaplarını saklamak için en sık kullanılan içerik yönetim sistemlerine benzer şekilde, bir belge yönetim sistemi bilgileri elektronik görüntüler aracılığıyla depolar; böylece elektronik belgelere birçok çalışan tarafından aynı anda erişilebilmektedir.
Başlangıçta elektronik biçimde olmayan belgeler için, kağıt kopyayı elektronik görüntülere dönüştürmek için belge görüntüleme tarama yazılımı kullanılır. Elektronik görüntüler daha sonra ihtiyaç duyulana kadar bir bilgisayarda saklanır. Belge yönetim sisteminin diğer kullanımları güvenlik ve uygunluktur.
Güvenlik özellikleri arasında parola koruması, "salt okunur" erişim ve olağanüstü durum kurtarma bulunur. Parola koruması, yetkisiz kullanıcıların gizli dosyaları görüntülemesini önlemek için kullanılır. Çoğu belge yönetim sistemi, kullanıcıların profile göre kurulmasına izin verir ve yalnızca kendi profilleri ile ilgili dosyaları görebilir. Örneğin, bir alıcı profili altında kurulan bir kullanıcı, şifresini girdikten sonra satın alma siparişlerinin veya fiyat anlaşmalarının resimlerini görebilir, ancak mekanik çizimler gibi mühendislik belgelerinin resimlerini göremez.
"Salt okunur" erişim güvenliği özelliği, kullanıcıların belgeleri görüntülemelerine izin verir, ancak değişiklikleri önler. Bu tür bir erişim, projeler için veri araştırması gereken ancak değişiklik yapma yetkisi olmayan çalışanlar için yararlıdır. Olağanüstü durum kurtarma başka bir önemli ancak umarım asla doküman yönetim sistemlerinin güvenlik gerektirmeyen bir özelliğidir. Yedek dosyalar veya saha dışındaki bilgisayarlar genellikle yangın, sel veya diğer doğal afet türlerinde, şirketin tüm kayıtlarının güvende olması için kullanılır.
Uyumluluk, çoğu belge yönetim sisteminin başka bir yönüdür. ABD'li şirketler için, Sarbanes-Oxley Yasası veya sık sık bahsedildiği gibi SOX, kayıt tutma düzenlemelerine uyumluluk gerektirir. SOX, hangi kayıt türlerinin tutulması gerektiğini ve ne kadar süreyle kullanılacağını tanımlar. Şirketler, para cezası ve olası hapis cezası dahil olmak üzere doğru ve uygun kayıtları tutmamaları nedeniyle uyum ve cezalar için denetlenir. Bir doküman yönetim sistemi kullanarak, şirketler güvenli, erişimi kolay bir yerde kayıtlara sahiptir.
