Barındırılan bir telefon sistemi, işletmeler için tasarlanmış bir iletişim sistemi türüdür. Barındırılan telefon sistemleri, işletmelerin telefon aramalarını daha kolay yönetmelerini ve aramaları çeşitli kaynaklara hızlı bir şekilde aktarmalarını sağlar. İşletme, sahada daha az ekipman gerektirir ve telefon sistemlerini ve ilgili ekipmanı yönetmek için bir barındırma şirketine aylık veya yıllık ücret öder.
Müşteriler, barındırılan bir telefon sistemine sahip bir işletmeyi aradıklarında, genellikle, barındırma şirketine dayanan kayıtlı bir yanıtlama servisine ulaşırlar. Bu servis, arayanın belirli bir numaraya veya dahili numaraya basarak çağrısını uygun tarafa yönlendirmesini sağlar. Barındırılan sistem, aradıkları dahili numaraya göre aramayı otomatik olarak doğru kişiye aktarır.
Bu sistemler, firmanın ihtiyacına bağlı olarak neredeyse her türlü cihaza çağrı aktarabilir. Çağrı, bir ofiste bir masa telefonuna veya dünyanın herhangi bir yerindeki bir cep telefonuna veya çağrı cihazına çağrı yapabilir. Barındırılan bir telefon sistemi, bir faks makinesine veya sesli postaya hatta bir bilgisayar tabanlı yazılım programına arama göndermek üzere programlanabilir.
Barındırılan telefon sistemi kullanmayan birçok şirket, bir anahtar sistem ünitesine (KSU) güveniyor. KSU telefon sistemleri, şirket tarafından bakımı ve işletilmesi gereken yerinde büyük miktarda fiziksel ekipman gerektirir. En temel barındırılan sistem, KSU'suz bir sistemdir; bu, yalnızca tüm ekipmanın müşteriye değil, barındırma şirketine ait olduğu ve depolandığı anlamına gelir. Büyük işletmeler genellikle özel bir şube değişimi (PBX) olarak bilinen daha karmaşık bir barındırma sistemi gerektirir. Bir PBX sistemi KSU'suz bir sistem gibi çalışır, ancak daha büyük bir işçi grubuna uygulanabilir.
Barındırılan bir telefon sistemi, bu sistemi seçen şirketlere çeşitli avantajlar sunar. Tüm donanımlar ev sahibine ait olduğu için, ekipman maliyetlerini büyük ölçüde azaltırlar. Bu ekipman için alan sağlamaya gerek yoktur ve ayrıca kurulum veya bakım gerekmez. Barındırılan sistemler ayrıca büyük bir esneklik sunar ve çağrıları ihtiyaç duydukları her yerde otomatik olarak yönlendirebilir. Son olarak, bu sistemler müşteriden iletişim yönetimi ve hizmetleri için yükü kaldırır ve onları barındırma şirketinin ellerine verir.
Şirketler, sistemin büyüklüğü ve karmaşıklığına göre belirlenen, barındırma için aylık ücret ödemeye hazırlanmalıdır. Barındırılan bir telefon sisteminin çalışması için, yüksek miktarda bant genişliğine sahip hızlı bir internet bağlantısı gerektirir. İnternet servisindeki kesintiler, aramaların istenen tarafa aktarılmasını önleyecektir. Müşterinin, bu sistemlerle çalışmak üzere tasarlanmış telefonları da satın alması gerekecektir.
