Bir kişisel bilgi yöneticisi, dünün yöneticilerinin ellerinin avuçlarında olmasını istedikleri bir tür dosyalama sistemi olan elektronik bir kayıt tutucudur. PIM, kısaltmasıyla biçimlendirdiği gibi, bir yazılım uygulaması kadar basit veya bir cihazın tamamı kadar karmaşık olabilir.
Kişisel bilgi yöneticisi yazılımının yaygın sürümleri, temel olarak e-posta programları olan ancak adres defterleri, takvimler, hatırlatıcılar ve veri izleme ve depolama gibi hizmetler de sunabilen Microsoft Outlook ve Entourage'ı içerir. Diğer bir yazılım tabanlı PIM, Yahoo! 'Nun sunduğu çevrimiçi sürümdür, diğerleri arasında. Burada, Microsoft ürünlerinin sunduğu hizmetleri, müzik, film ve oyun gibi ayırt edici özelliklerin yanı sıra bulacaksınız. Microsoft bunun kendi sürümünü MSN ağı üzerinden sunmaktadır. Bu sayede cep telefonları internete hazır makineleri simüle ediyor.
Çevrimiçi kişisel bilgi yöneticisinin avantajı taşınabilirliktir: Birincil PC'nizin yakınında olmasanız bile bilgilerinize erişebilirsiniz; Bu aynı zamanda bilgilerinizi cihazlar arasında senkronize etmenize olanak sağlar; örneğin, PC'den dizüstü bilgisayara veya dizüstü bilgisayardan elde taşınabilir PIM'e veri aktarımı sağlar. Çevrimiçi bir PIM'in dezavantajı, Internet bağlantısı gerektirmesidir; bunun anlamı kablolu veya Wi-Fi alanı dışındaysanız veri aktarımının mümkün olmamasıdır.
Elde Taşınabilir PIM'ler işlevsellik aralığındadır. Bugünlerde en temellerinden bazıları, minyatür dizüstü bilgisayarlara giderek daha çok benzeyen cep telefonları. En büyük çevrimiçi varlıklarla birlikte, birçok cep telefonu üreticisi, daha önce hiç görülmemiş şekilde hareket halindeyken kişisel bilgi yöneticisi işlevselliği sağlayan yazılım paketleri sunmaktadır. Bu telefon PIM'lerinden bazıları, oldukça küçük olan, ancak bir dizüstü bilgisayarda veya masaüstü bilgisayarda tam boyutlu bir sürümün yanı sıra yine de çalışabilen klavyelere sahiptir. Telefon üreticileri bazen klavyeyi gizlemek, telefonun belirli bir yerine takmak için, ara yüzün alt kısmı gibi veya katlanır telefonun üst kısmına takarak uzun sürebilir.
Daha geleneksel elde tutulan kişisel bilgi yöneticisi, PDA veya kişisel masa asistanıdır. Bu genellikle bir cep telefonundan daha büyük olan ve bir PC'ye bağlanmak için bir klavye ve veri portu içeren bir cihazdır. En iyi bilinen PDA'lardan biri Blackberry'dir. Bir diğeri Palm Pilot. Bu PDA'lar geleneksel olarak cep telefonlarından daha fazla işlevselliğe ve belleğe sahiptir.
Bu cihazların tümü yalnızca ofis dosyalarınızı yanınıza almanıza izin vermekle kalmaz, aynı zamanda gerekirse, geleneksel bir İnternet bağlantısına bağlı olmadan da erişmenize izin verir. Uydu teknolojisinin büyüsü sayesinde artık internette kablolu ve hatta Wi-Fi olmadan gezinebilirsiniz. Kişisel bilgi yöneticisi erişim noktası olarak görev yapar.
