Bir metin dosyası oluşturmak amacıyla ses içeriği oynatmak için bir transkripsiyon oynatıcı kullanılır. Bağımsız bir makine veya bir bilgisayar programı olabilir. Çoğu transkripsiyon oyuncusu, içeriği durdurabilen, başlatabilen, hızlı ileri sarma ve geri sarabilen kontrollere sahip bir ayak pedalı ile çalıştırılabilir. Transkripsiyonist, oynatıcıyı kullanırken tipik olarak kulaklık takacaktır.
Çoğunlukla transkripsiyon oynatıcı yazılımı, ses aktarma işlemini kolaylaştıran çeşitli özelliklere sahiptir. Bu, çalma işlevleri için ses ve kısayol tuşlarını yavaşlatma veya hızlandırma özelliğini içerebilir. Bazı oyuncular, tıp alanında kullanılanlar gibi karmaşık kullanılan terimleri sıkça doldurabilecek programlarla da uyumluluğa sahiptir.
Bir yazılım transkripsiyon oynatıcısı sıklıkla farklı transkripsiyon projeleri düzenlemek için başka özelliklere de sahip olacaktır. Bilgisayar programı tamamlanmış projeleri işaretleme, devam eden işleri sıralama veya açık proje kuyruğundaki öğeleri arşivleme ve önceliklendirme yeteneğine sahip olabilir. Ayrıca, bir dosyayı belirli bir yerde durdurma seçeneği de olabilir, böylece transkripsiyonist bıraktığı yeri alabilir.
Dijital dosyaların bir transkripsiyon oynatıcısına aktarılabileceği en yaygın yollardan bazıları, dosya aktarım protokolünü (FTP), e-postayı ve sabit sürücüye disk veya harici sürücü aracılığıyla doğrudan indirmeyi içerir. Dosyalar ayrıca bir yerleştirme istasyonundaki avuçiçi bir analog veya dijital oynatıcıdan da indirilebilir. Popüler dosya türleri MP3, WMA ve WAV'dir.
Transkripsiyon oynatıcı yazılımı ücretsiz veya satın alınabilir. Pek çok üründe her iki seçenek de mevcut olacak, böylece temel bir ürün ve daha fazla özellik içeren bir sürüm olacak. Yazılımın ücretsiz sürümünde bulunmayan tipik şeyler arasında, belirli türdeki ses dosyalarının desteklenmesi ve video dosyalarının transkripsiyonu yer alır.
Tek başına bir transkripsiyon çalar kaset kasetlerini veya dijital dosyaları kabul edebilir. Bu oynatıcının dijital sürümü genellikle standart bir bilgisayarla aynı türde dosyaları kabul eder. Bilgisayar seçeneğinde olduğu gibi, genellikle ayak pedalı kontrolü ve kulaklık kullanımı için bir giriş bulunur.
Hala kullanımda olsalar da, kaset transkripsiyon oyuncuları, dijital format mevcut olduğundan beri popülerliği büyük ölçüde azaldı. Bu formatı kullanmanın bazı sakıncaları, satın alma bantlarının giderini, makinedeki hareketli parçalardan kaynaklanan ekstra onarım ihtiyaçlarını ve bant kırılması nedeniyle dosyalara daha fazla zarar gelmesi riskini içerir. Bir kaset çaların yerleştirme istasyonu varsa, sesi dijital bir dosyaya aktarmak mümkün olabilir.
