Sanal asistan, uzak bir yerden genel ofis yönetimi sağlayan bir idari ofis asistanıdır. Genel ofis yönetimi görevleri arasında belge dosyalama, veri toplama ve veri saklama gibi büro görevlerini içerir. Ayrıca, sanal dünyada gerçekleştirilebilecek her türlü ofis işi gibi yasal yardım ve muhasebe hizmetlerini de genişletebilir.
Genellikle VA olarak adlandırılan sanal bir asistanın kariyer yolu, 1990'larda, teknolojinin gelişmiş ve kurumsal ofislerinin giderek daha fazla merkezileşmeden daha yaygınlaştı. Kentsel yoğunluk ve tıkanıklık, banliyölerin yıllar içinde artmasına yardımcı olurken, yan kentler gelişti. Ardından kurumsal iş, çeşitli şehir ve eyaletlerde şirketleri daha fazla şube açmaya teşvik ederek takip etti. Küreselleşme şimdi, şirketleri yeni pazarlara ve yeni tüketicilere ulaşmak için yurtdışına iten ek bir güçtür. Bu ofislere personel ihtiyacı ortaya çıktı, ancak sıklıkla daha yüksek bir maliyetle ilişkilendirildi.
Sanal asistan, çalıştığı şirketin bir çalışanı olabilir veya bağımsız bir yüklenici olabilir. Bir VA evden telekomünikasyon yapabilir veya şirketin ofislerinde çalışabilir ve bir veya daha fazla uzak konumu yönetebilir.
VA şirketleri giderek daha fazla ortaya çıkıyor ve sanal asistanlarını şirketlere teslim ediyorlar. Sanal ofis sağlayıcıları genellikle 100 ila 150 şirketin sanal ofislerini yöneten yaklaşık 10 sanal asistana sahiptir. Örneğin, New York City’deki bir şirketin Los Angeles’ta yeni bir teknoloji kullanarak sanal bir ofisi olmasını isterse, o şirketin ABD’nin batı kıyısında bir fiziksel şube açması gerekmez. Şirket basit bir sanal ofis sağlayıcısı ile bir sözleşme satın alabilir.
Sanal ofis sağlayıcıları müşteriye yerel bir adres ve yerel telefon numarası verir. Müşteri şirket çağrılarını yerel adreste cevaplamak, müşteri şirket adına cevap vermek ve çağrıları şirketin genel merkezine veya atanmış temsilcisine iletmek için bir sanal asistan atanır. Sanal asistan aynı zamanda, müşteri şirketinin o coğrafi alanda olmak zorunda kalmadan tüketicileri hedeflemesine yardımcı olur. Bu, şirketin o uzak şehirde canlı ve aktif bir şube konumuna sahip olduğu izlenimini vermeye yardımcı olur.
Sanal ofis sağlayıcıları ayrıca şirketin postalarını toplayabilir, sıralayabilir ve yönlendirebilir. Sanal asistan müşteri şirketi için yasal ve ticari yükümlülükleri denetleyebilir, böylece başka bir şehirde, eyalette veya ülkede çalışabilir. Yeni İnternet teknolojisi, sanal asistanların, çok organize bir yazılımla çeşitli şirketleri veya ofis yerlerini yönetmelerini sağlar. Teknoloji aynı zamanda sanal asistanın diğer şehirlere veya ülkelere yapılan çağrıları sorunsuz bir şekilde yamasını sağlar.
