Posta kutularına sahip bir telesekreter, arayanların kendi posta kutularına doğrudan aramaya çalıştıkları kişi için bir mesaj bırakma seçeneğine izin veren dijital bir telesekreterdir. Küçük ofisler, aileler veya oda arkadaşları genellikle posta kutularına sahip bir telesekreteri seçer, çünkü gizliliği arttırır ve başkalarına bırakılanları değil yalnızca amaçlanan mesajlarını dinleyerek insanların zaman kazanmalarını sağlar. Örneğin, arayanlara genellikle "Joe'ya mesaj bırakmak, 1 tuşuna basın veya Jane için mesaj bırakmak için 2 tuşuna basın" gibi bir karşılama mesajı istenir. Ofisteki veya evdeki her birey daha sonra kişisel posta kutusundaki mesajları dinleyebilir.
Bazen, posta kutularına sahip bir telesekreter her posta kutusuyla ilişkilendirilmiş ayrı güvenlik kodlarına sahip olabilir; böylece yalnızca istenen alıcı, dinlemek için makinenin tam yanında durup veya başka bir yerden arayarak ve telefona girerek mesajı dinleyebilir. kod. Daha ucuz telefonlar bu özelliğe sahip olmayabilir ve tüm posta kutularına erişmek için tek bir güvenlik kodu veya farklı posta kutularını dinlemek için basmak için bir düğme içerebilir. Posta kutularına sahip bir telesekreter alırken istenen güvenlik seviyesi, onu kullanacak diğer kişilere ve mesajların gizli tutulmasının ne kadar önemli olduğuna bağlıdır.
Her ne kadar dijital telesekreterler başlangıçta sadece birkaç dakikalık kayıt özelliğine sahip olsa da, genellikle bir saatten otuz dakika kaydedebilen bant kullanan telesekreterlerden çok daha az olsa da, posta kutularına sahip yeni dijital telesekreterler genellikle 40 dakika veya daha fazla kayıt yeteneğine sahiptir. . Makineyi birden fazla kişi kullanacaksa bu önemlidir. Mağazalarda veya çevrimiçi olarak satın alım yaparken kullanılabilir kayıt kapasitesi kutu üzerinde belirtilecektir.
Posta kutularına sahip bir telesekreter satın almayı düşünürken göz önünde bulundurulması gereken bir başka husus da makinenin mesaja tarih ve saat damgası kaydetip kaydetmeyeceğidir. Bir ofis ortamında, örneğin, belirli bir kişinin ne zaman aradığını ve geçen süreyi bilmek gerektiğinde bilmek çok önemli olabilir. Pek çok insan için, posta kutularına sahip bir telesekreteri seçmek, kişisel sesli mesajlara mükemmel bir yedekleme veya alternatif olabilir; bu, arayanlara birileri için bir mesaj bırakırken ve mesajı gerçekten alabileceklerini güvende hissetmelerini sağlar.
