Otomatik bir telesekreter, belirli bir süre zarfında veya zil sesi sayısı içinde bir kişi telefona ilk kez cevap vermezse, telefonlara cevap veren ve arayanlardan gelen mesajları kaydeden bir cihazdır. Bu tür makineler, genellikle telefonun sahibine cevap verirse, telefon sahibinin arayan kişiye çalınacak bir mesaj kaydetmesini ister. Erken telesekreterler bantlara mesajlar kaydetse de, çoğu modern telesekreter katı hal dijital depolama kullanır. Bununla birlikte, cep telefonu kullanıcıları için mesaj bırakmak için yaygın olarak kullanılan bir "sesli posta" sisteminin, genellikle bir ağa bağlı bir makineden ziyade ağa bağlı bir sistem olduğu düşünülmemelidir. telefon. Ek olarak, otomatik makineler bazen mesajları kaydetmek için değil, arayanları doğru tarafa aktarmak için tasarlanmıştır.
Kişisel telesekreterler, bir aramayı cevaplamadığında yalnızca mesajları kaydetmek amacıyla var olma eğilimindedir. Telefon sahibinin kayıtlı mesajı genellikle "Merhaba, bu John. Üzgünüm, telefona veremedim - lütfen bir mesaj bırakın, en kısa sürede size geri döneceğim. " Bazı durumlarda, bu tür makineler telefon sahibinin ev numarasını aramasına ve mesajları uzaktan dinlemesine izin verir, ancak işlevsellik bunun ötesine geçme eğilimindedir.
Öte yandan birçok şirket arayanları doğru kişiye veya departmana yönlendirmek için otomatik telesekreterler kullanır. Bir şirketin telefon numarasını araması üzerine bir kişi, otomatik bir telesekreterden aradığı nedene göre telefonunda belirli bir numaraya veya sembole basması talimatını veren bir mesaj alabilir. Otomatik bir telesekreter bu tür amaçlar için oldukça faydalı olsa da, çoğu kişi bu sistemleri aşırı karmaşık ve kafa karıştırıcı bulmaktadır. Bir insan operatörüne yönlendirilmeden önce, karmaşık ve özyinelemeli telefon menülerinde gezinmek gerekir.
Cep telefonlarının yaygın kullanımı, otomatik yanıtlama makinelerine olan talebi bir miktar azalttı. Çoğu cep telefonu servis sağlayıcısı, telefona bağlı gerçek bir makineye ihtiyaç duymadan otomatik bir telesekreterin tüm işlevselliğini sunan bir sesli posta hizmeti sunar. Birçok kişi, birincil telefonları olarak cep telefonu kullanıyor ve bu nedenle otomatik bir telesekreter gerektirmiyor. Bu trendden bağımsız olarak, yeni telesekreterler hala daha küçük, kullanımı daha kolay ve daha verimli depolama ve kayıt seçenekleriyle yapılmaktadır.
