Otomatik sesli posta belirli bir telefon mesajlaşma sistemidir. Telesekreter tarafından alınan telefon mesajlarına benzer şekilde, otomatik sesli posta dijital olarak ve ek bir bağımsız ekipman kullanılmadan sesli mesaj verir. Bir sesli posta mesajı olarak da bilinen bir mesaj sunucuda saklandığında, alıcılar bu mesajları telefonla bir sisteme giriş yaparak ve bir ses kaydının çalınmasını dinleyerek alabilirler.
Sesli mesaj gönderme ve alma özelliğinin yanı sıra, otomatik sesli posta gelen aramaları yönlendirmenin bir yolu olarak da işlev görür. Bu genellikle birden fazla çalışanı veya departmanı olan işletmelerde ve organizasyonlarda kullanılır. Arayanlara birden fazla sesli posta seçeneği sunarak, bireyler çağrılarını uygun taraflara nasıl yönlendireceklerini seçebilir. Bu, bir çağrı iletilmeden önce arayanların bir telefonun tuş takımındaki karşılık gelen numaralara basmasını gerektiren bir veya daha fazla bilgi istemiyle yapılır.
Bazen ses bankaları olarak adlandırılan otomatik sesli posta, gelen aramaları yanıtlamak, mesaj almak ve çağrıları yönlendirmek üzere atanmış canlı bir kişinin yerine kullanılır. Şirketler hala rutin olarak resepsiyon görevlilerini ve telefon operatörlerini çalıştırırken, otomatik sesli posta genellikle bir saat sonra yapılan aramalar veya bir çalışanın masasından uzaklaştığı zaman mesaj almaya güvenmektedir. Telesekreter mesajları, arayanların meşgul sinyalleri almasını önler veya bir kişi cevap veremediğinde telefonun uzun süre çalmasını önler. Aynı zamanda, arayanlar aramalarının niteliği ve ayrıca en iyi iletişim bilgileri ile ilgili mesaj bırakabilirler;
Profesyonel kullanıma ek olarak, otomatik sesli posta çoğu kişisel cep telefonunda ortak bir özelliktir ve genellikle konut sabit hatlarında ve VoIP telefon sistemlerinde kullanılır. Bazı çağrı sistemi türleri de, sanal telefon numaraları sunan şirketler gibi sesli posta seçeneği de sunar. Bir kişinin gelen mesajları toplamak için bir telesekretere bağlı birden fazla cihaz veya telefon numarası olması nadir değildir.
Otomatik bir sesli posta öncelikle aramaları yönlendirmek ve telefon mesajlarını toplamak için kullanılırken, giden mesajlar da kaydedilebilir. Bu tür mesajlar tipik olarak, bir arayandan özel bir tonla yapması istendikten sonra bir mesaj bırakma taleplerini içerir, ancak birçok giden mesaj, kullanıcıların iş dünyasında veya kişisel bilgiler için faydalı bulabileceği ilgili bilgileri içerir. Örnekler arasında özel etkinlikler, çalışanın bulunduğu yerler veya önemli müşteri hizmetleri mesajları hakkında giden otomatik sesli posta mesajları bulunur.
