Her iki sistem de aynı temel görevi yerine getirmek için tasarlanmasına rağmen, telesekreter ve telesekreter arasında bir takım farklılıklar vardır. Telesekreter, tipik olarak mevcut bir telefonun bir parçası olarak veya ayrı bir birim olarak mesajları kaydeden fiziksel bir cihazdır. Sesli mesaj, diğer yandan, kullanıcının daha sonra uzak bir konumdan kendi mesajlarına erişebileceği ayrı bir sunucuda veya sistemde kayıtlı mesajlara sahip olmasını sağlayan bir hizmettir. Aynı hedefi gerçekleştirmek için tasarlanmış olmasına rağmen, telesekreter ve sesli posta, bir kişinin mesajlara nasıl eriştiği, mesajların nerede saklandığı ve gelen arayanlar tarafından nasıl ulaşılabileceği konusunda farklıdır.
Telesekreter ve sesli posta arasındaki en büyük farklardan biri, bir kişinin kaydedilmiş mesajlara nasıl erişebildiğidir. Telesekreter, tipik olarak bir telefonla yerleştirilen fiziksel bir cihaz olduğundan, birisi mesajları dinlemek için genellikle cihazdaki bir düğmeye basabilir. Bu tür bir makineye, uzaktaki bir telefon hattıyla da erişilebilir, ancak bu, telesekreterin modeline bağlıdır. Öte yandan, sesli mesajlara telefon ve bilgisayarlardan erişilebilir, çünkü uzaktaki bir sistemdir; bu, birinin mesajlarını neredeyse her yerden daha kolay duymasını sağlar.
Telesekretere ve telesekretere nasıl erişilebileceği konusundaki bu fark, büyük ölçüde mesajların bu sistemlerde nasıl depolandığına bağlıdır. Telesekreter ile bir mesaj fiziksel cihazın içinde saklanır ve saklanır. Bununla birlikte, sesli posta, arayan kişinin, mesajların alındığı ve kaydedildiği ayrı bir sisteme aktarıldığı bir servis sağlar. Bu, kaydedilmiş mesajlara doğrudan bir telesekreterden erişilebildiği anlamına gelirken, birinin sesli posta mesajlarını dinlemek için harici bir sisteme erişmesi gerekir. Telesekreter ile sesli posta arasındaki bu fark bazı insanlar için önemsiz olsa da, bir telesekreter sisteminde mesajların güvenliği ile ilgili endişeleri artırabilir.
Hem telesekreterin hem de telesekreterin amacı, hiç kimse telefonu cevaplamadığında, arayan kişinin mesaj bırakmasına izin vermektir. Telesekreter ile, kimse telefon hattında olmadığı ve kimse cevap vermediği sürece, çağrı makineye yönlendirilir ve bu durumda arayan kişiden bir mesaj kaydedilir. Bununla birlikte, çoğu telesekreter, telefonda biri varsa ve gelen aramayı cevaplayamıyorsa, arayan kişiden gelen bir mesajı kaydedemez. Bununla birlikte, sesli posta sistemleri genellikle gelen aramayı sesli posta sunucusuna aktarır, ikinci aramaya başladığında alıcı zaten telefondayken bile arayanların mesaj bırakmasına izin verir.
