Telesekreter, kaydedilmiş mesajların kaydedilmesini, aktarılmasını ve saklanmasını sağlayan bir mesajlaşma servisidir. Bir zamanlar öncelikle şirketler ve işletmeler için bir araç olan sesli posta, artık mobil ağlarda standart bir özelliktir. Her ne kadar telesekreter, bir telefon şebekesine hizmet verebilecek temel bir telesekreter olarak hizmet etse de, bugün kapsamlı mesajlaşma sistemleri oluşturmak için e-posta ve diğer elektronik ağlarla entegre edilebilir.
Sesli postanın kaynağı tartışmalı bir konudur; Birkaç şirket ve kişi bu buluşu kendileri için talep ediyor. Ağ telefon kayıt cihazları için ilk patentler 1970'lerin sonunda ve 1980'lerin başında verildi. Bu yenilikçi ürünlerin geliştirilmesi, büyük ölçüde ticari verimlilik konusundaki artan endişeye tepki olarak geldi; Günde yüzlerce hatta binlerce çağrı alan ve alan şirketler, mesajların doğru şekilde alınmasını ve doğru kişiye gitmesini sağlamakta büyük zorluklar yaşayabilir. Telesekreter, arayanın, alıcı tarafından boş zamanlarında dinleyebileceği ayrıntılı ve net bir mesaj bırakmasına izin verdi. Sekreterler, işletme içindeki belirli kişilere özel bir telefon uzantısı ağı kullanarak, mesajların doğru kişiye gitmesini sağlayabilir.
Sesli mesajlaşma sistemleri genellikle bir ana şirket bilgisayarı veya harici bir şirket tarafından sağlanan bir şirket dışı operatör kullanılarak çalıştırılır. Şirket içi çalışma sistemleri genellikle daha özelleştirilebilir olsa da, dış ağlar çalışanların veya katılımcıların sistemin nasıl çalıştırılacağını anlama gereksinimini ortadan kaldırır. Bir yerinde ağ kullanmak için, sistemin işletimi ve yönetimi konusunda en az bir kişi eğitilmeli, dış ağların yönetimi ve bakımı ağ personeli tarafından gerçekleştirilir.
Şebeke sağlayıcıları arasında bazı farklılıklar olsa da, çoğu sesli mesajlaşma sisteminin kurulması ve kullanımı oldukça basittir. Kullanıcı, giden bir mesajı isim ve ona ulaşma gibi ek yöntemler gibi temel bilgilerle kaydeder. Telesekretere bir çağrı gönderildiğinde, arayan kişi, kullanıcıya bir mesaj kaydetme fırsatı bulmadan önce bu bilgiyi duyar. Yeni mesajları dinlemek için, kullanıcının sisteme erişmesi ve sıklıkla kullanıcı tarafından seçilen bir şifre girmesi gerekir. Yeni mesaj çalındıktan sonra, kullanıcı mesajı kaydedebilir veya silebilir veya bir sonraki kayıtlı ses kaydına geçmeden önce tekrar edebilir.
Bazı sistemler ayrıca bir aramayı bildirimlerin diğer şebekelere göndermesi gibi ek özellikler de içerir. Örneğin, bir mesaj bırakırken, arayan kişi kullanıcıyı arama seçeneğine sahip olabilir. Diğer entegre ağlar, arayanın da kullanıcıya bir e-posta bildirimi veya faks göndermesine izin verebilir. Birden fazla mesaj sistemini entegre ederek, arayan bir kişi bilgisine hızlı bir şekilde ulaşma şansını arttırmıştır.
Birçok sesli posta sisteminin bir diğer önemli özelliği, bir dış telefondan veya cihazdan mesajlara erişme seçeneğidir. Bunu yapabilmek için, kişi genellikle sesli mesajlaşma sistemine ekli numarayı aramalı ve kaydedilen giden mesajın çalmasını beklemelidir. Ardından, kullanıcı tarafından seçilen veya ağ tarafından atanmış bir erişim kodunu girerek mesajlara erişebilirsiniz. Sistemin esnekliği birçok kişi tarafından büyük bir güç olarak kabul edilir, çünkü insanlar bir ağdaki herhangi bir telefondan veya mobil cihazdan mesajlara ulaşabilir.
