Wie erstelle ich eine E -Mail -Aufbewahrungsrichtlinie?
Um eine E -Mail -Aufbewahrungsrichtlinie zu erstellen, müssen Sie zunächst ausgeben, warum Sie die Richtlinien und die MDASH schreiben.Um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, den Nachweis von Geschäftsdokumenten zu behalten oder sicherzustellen, dass wichtige Informationen nicht verloren gehen.Das Dokument sollte auch erläutern, welche Mitarbeiter die Richtlinien beeinflussen und welche Arten von E -Mails enthalten sind.Sie müssen auch entscheiden, wie lange E -Mails aufbewahrt werden sollten.Möglicherweise müssen Sie gesetzlich verpflichtet sein, bestimmte E -Mails für einen bestimmten Zeitraum zu behalten.Die Zuweisung eines Mitarbeiter, der für die Überwachung der Richtlinie verantwortlich ist, kann dazu beitragen, dass Ihre Richtlinien ordnungsgemäß durchgesetzt werden.
Eine E -Mail -Aufbewahrungsrichtlinie ist ein schriftliches Verfahren, wie ein Unternehmen von seinen Mitarbeitern die E -Mail -Kommunikation umgehen soll.E -Mail -Aufbewahrungsrichtlinien geben in der Regel an, welche E -Mail -Mitarbeiter, wie lange und wie man die E -Mails speichert.In vielen Gerichtsbarkeiten gibt es gesetzliche Anforderungen, wie lange Unternehmen Kommunikation Mdash;einschließlich E -Mails mdash;Muss aufbewahrt werden, daher ist es wichtig, eine klare E -Mail -Aufbewahrungsrichtlinie zu haben.
Erklären Sie beim Schreiben Ihrer Richtlinien, welche Mitarbeiter des Unternehmens die E -Mail -Aufbewahrungsrichtlinie abdecken.Abhängig vom Zweck der Umsetzung der Richtlinie gilt dies möglicherweise nicht für alle in Ihrer Organisation.Zum Beispiel müssen Lagerhause -Mitarbeiter, die sich nicht mit elektronischer Korrespondenz befassen, möglicherweise nicht an die Richtlinie einhalten.Kundendienstmitarbeiter können anderer möglicherweise erforderlich sein, um die meisten ihrer E -Mails zu behalten.
Beschreiben Sie, welche Arten der E -Mail -Korrespondenz unter die Governance der E -Mail -Aufbewahrungsrichtlinie fallen.Zum Beispiel schreiben einige Unternehmen E -Mail -Aufbewahrungsrichtlinien, die sich auf E -Mails beziehen, die sich mit administrativen, fiskalischen, allgemeinen und kurzlebigen Angelegenheiten befassen.Ihre Unternehmensrichtlinie kann sich speziell mit den E -Mails befassen, die sich mit Angelegenheiten mit gesetzlichen Anforderungen befassen.Welche E -Mails, die Sie in die Richtlinie versichert haben, sicherstellen, dass Sie in Bezug auf das Thema klar und präzise sind.
Die Richtlinie sollte auch beschreiben, wie lange E -Mails erhalten werden sollten und wie Mitarbeiter die E -Mails behalten sollten.Für die Einhaltung von Aufzeichnungen sind Sie möglicherweise gesetzlich verpflichtet, die Kundenkorrespondenz für einen Zeitraum von fünf Jahren beizubehalten.Das Gesetz wird nicht nur in einem E -Mail -Archiv auf Ihrem Server gespeichert, sondern erfordert möglicherweise auch, dass Sie die E -Mail drucken und in der Kundendatei harte Kopie behalten.Unabhängig davon, ob Sie diese Aufzeichnungen beibehalten haben, stellen Sie sicher, dass Sie sie ausführlich ausführen, wenn Sie die E -Mail -Aufbewahrungsrichtlinie schreiben.
Eine gute E -Mail -Aufbewahrungsrichtlinie sollte die Abteilung oder den Titel des Mitarbeiters enthalten, der für die Überwachung der Anforderungen verantwortlich ist.Ihr Unternehmen hat möglicherweise eine Compliance -Abteilung oder einen Mitarbeiter, der dafür verantwortlich ist, dass die Unternehmensprozesse dem Gesetz entsprechen.Dies kann die natürliche Person sein, die für die Überwachung und Durchsetzung der E -Mail -Aufbewahrungsrichtlinien verantwortlich ist.Geben Sie eindeutig an, wer für die Verwaltung der Richtlinie verantwortlich ist, damit die Mitarbeiter wissen, an wen sie sich wenden sollen, wenn sie Fragen oder Probleme haben.
Nach der Erstellung der Richtlinie besteht einer der wichtigsten Schritte darin, sie zu verbreiten.Eine Richtlinie kann nicht eingehalten werden, wenn die Mitarbeiter, die sie umsetzen müssen, nicht wissen, dass sie existiert.Möglicherweise möchten Sie auch eine Besprechungs- oder Schulungssitzung für die betroffenen Mitarbeiter abhalten.Dies stellt sicher, dass sie die Informationen erhalten, die sie benötigen, um die E -Mail -Aufbewahrungsrichtlinie einzuhalten.