Como posso criar um sistema de arquivamento organizado?
Criar um sistema de arquivamento organizado manterá um escritório funcionando com mais problemas, se você trabalha em casa ou em um grande espaço de trabalho compartilhado. Um sistema de arquivamento organizado lógico é crucial quando vários indivíduos fazem uso dos mesmos arquivos, porque permitirá que todos acessem de maneira rápida e fácil as informações de que precisam. Se você estiver organizando seu sistema de arquivamento, planeje reservar pelo menos um dia para fazê -lo, para que você não perca o que está fazendo no meio do processo. O material ativo incluiria itens de ação pendentes, projetos em andamento ou material de leitura que precisam ser facilmente acessíveis. O material de arquivo inclui dados que não precisam estar prontamente disponíveis. Planeje deixar de lado o espaço ao lado de sua mesa para seus itens ativos e outra área de arquivamento para o trabalho de arquivo. Planeje também um cronograma de descarte para arquivos. ConsidereR restrições legais antes de descartar material arquivado: algumas empresas devem manter registros financeiros disponíveis por um período definido, por exemplo.
Considere o tipo de materiais ativos que você tem em andamento ao criar um sistema de arquivamento organizado. Se você é um contador, por exemplo, pode ter faturas abertas, contas a pagar, contas devidas e relatórios de lucro e perda para o trimestre em que está trabalhando. Se você é um designer, poderá ter vários projetos em andamento para vários clientes, amostras pendentes, lances em que está esperando uma resposta e assim por diante. Construa um conjunto de categorias soltas para o seu sistema de arquivamento organizado e planeje fazer subcategorias nas categorias gerais. Dessa forma, você sabe que pode encontrar todas as faturas pendentes, por exemplo, em um local central. Dentro desse local, as faturas podem ser organizadas em ordem alfabética pelo fornecedor, em ordem de quantidade,ou de alguma outra maneira que faça sentido para você.
Em seguida, configure suas pastas de arquivo. Ao criar um sistema de arquivamento organizado, planeje usar um método lógico para você e outras pessoas no ambiente do escritório. Talvez você queira organizar arquivos em ordem alfabética por projeto. Em um pequeno escritório onde os arquivos são mantidos em um local central, os arquivos provavelmente devem ser divididos pelo assunto: projetos, registros financeiros, manuais do usuário e assim por diante. Dentro de cada categoria ampla, faça pastas menores.
Quando você faz pastas para um sistema de arquivamento organizado, use fontes grandes e fáceis de ler nas guias que se destacam bem acima do restante da pasta, para que você possa encontrar rapidamente uma seção. Você também pode achar útil usar guias ou arquivos codificados por cores, para poder ver uma quebra visual clara entre as categorias. Mantenha um estoque de pastas, guias e equipamentos à mão para que você possa facilmente criar mais arquivos quando precisar: não sucumbam à tentação de uma bandeja "a ser arquivada".
Depois que vocêConstruiu o esqueleto do seu sistema de arquivamento organizado e você pode integrar todo o papel e material impresso que precisa ser arquivado. Esvazie todos os seus armários de arquivamento, bandejas pendentes e outras pilhas de papel. Passe por todo o material, primeiro determinando o que precisa ser mantido e o que precisa ser jogado fora. Nem todo pedaço de papel precisa ser salvo: mantenha o material relevante ou útil e se livre do resto. Seu sistema de arquivamento não deve conter todos os pedaços de papel já usados na história do negócio. Ao limpar, classifique o material em categorias ativas ou de arquivo e arquive -o na área apropriada.
Depois de criar um sistema de arquivamento organizado, você provavelmente descobrirá que sua vida é muito mais fácil. Mantenha o sistema com expurgos frequentes de material antigo e mantenha -se no topo do seu arquivamento para impedir que o material se acumule.