Ποιες είναι οι καλύτερες συμβουλές για την εφαρμογή της ροής εργασίας;

Η ροή εργασίας περιγράφει τα βήματα μιας διαδικασίας.Στις περισσότερες περιπτώσεις, ο όρος χρησιμοποιείται για να περιγράψει ένα μοντέλο εργασίας.Για παράδειγμα, ένας διευθυντής σε μια ασφαλιστική εταιρεία που ελπίζει να βελτιώσει την αποτελεσματικότητα μπορεί να αναλύσει τη ροή εργασίας, η οποία περιλαμβάνει τμήματα μέσω των οποίων περνάει μια αξίωση, η ταχύτητα με την οποία περνάει μια αξίωση και η ομαλότητα της επικοινωνίας μεταξύ διαφόρων τμημάτων.Όταν ένας διαχειριστής ασκεί εφαρμογή ροής εργασίας, εισάγει μια νέα διαδικασία στις καθημερινές λειτουργίες ενός οργανισμού.Οι καλύτερες συμβουλές για την εφαρμογή της ροής εργασίας περιλαμβάνουν συνήθως ένα σχέδιο ή ένα μοντέλο που αντιμετωπίζει τις προηγούμενες ελλείψεις, τη συμπερίληψη της νέας τεχνολογίας και την κατάρτιση των εργαζομένων.Το προηγούμενο σύστημα ήταν λανθασμένο.Στις περισσότερες περιπτώσεις, η ροή εργασίας δεν είναι αποτελεσματική όταν οδηγεί σε απόβλητα και αυξημένο κόστος.Η σπατάλη του χρόνου μεταξύ σταδίων μιας διαδικασίας, η ασαφής επικοινωνία μεταξύ των τμημάτων και τα σύνολα δεδομένων που έρχονται σε αντίθεση μεταξύ τους μπορούν να είναι συμπτώματα ενός μοντέλου δυσλειτουργίας της ροής εργασίας.Αυτά τα προβλήματα επιβραδύνουν την παραγωγή, έχουν ως αποτέλεσμα την κατάχρηση εργασίας και την τεχνολογία που δεν χρησιμοποιείται για τη βέλτιστη επίδραση.

Ο διαχειριστής που ασκεί την εφαρμογή της ροής εργασίας θα πρέπει να απαριθμεί τα υπάρχοντα προβλήματα και να εντοπίσει όπου σε ένα σύστημα συμβαίνουν αυτά τα προβλήματα.Σε ορισμένες περιπτώσεις, η δημιουργία νέων πρωτοκόλλων μπορεί να μειώσει τα λάθη και τις περιπτώσεις ανακριβών πληροφοριών.Η αποτελεσματικότητα των διαδικασιών μπορεί συχνά να βελτιωθεί με την εισαγωγή νέας τεχνολογίας.

Μια καλή συμβουλή για τους διαχειριστές που ασχολούνται με σύνθετες διαδικασίες είναι να εισαγάγουν λογισμικό που επιτρέπει την αυτοματοποιημένη ροή εργασίας.Αυτή η μέθοδος εφαρμογής ροής εργασίας απαιτεί από έναν διαχειριστή να δημιουργήσει ένα μοντέλο διαδικασίας που μπορεί στη συνέχεια να εισέλθει σε πρόγραμμα υπολογιστή.Το μεγαλύτερο μέρος του λογισμικού επιτρέπει στους χρήστες πρόσβαση σε έγγραφα προτύπων και τους επιτρέπει να προσαρμόσουν τις διεπαφές για να καλύψουν τις ανάγκες ενός οργανισμού.Η αυτοματοποιημένη ροή εργασίας είναι ιδιαίτερα χρήσιμη σε πλαίσια στα οποία τα έγγραφα διέρχονται από παρόμοια στάδια μέρα με τη μέρα, επιτρέποντας μια κανονική και αποτελεσματική ροή εργασίας.Πολλοί διαχειριστές διαπιστώνουν ότι οι περισσότεροι εργαζόμενοι δέχονται νέα μοντέλα ροής εργασίας, εάν κατανοήσουν πώς ένα νέο μοντέλο μπορεί να είναι πιο αποτελεσματικό από μια παλιά διαδικασία.Ορισμένοι εργαζόμενοι μπορούν να είναι ανθεκτικοί στην αρχή, αν και οι βασικές τεχνικές ηγεσίας και επιχειρηματικών κινήτρων συχνά μπορούν να είναι αποτελεσματικές για να τους βοηθήσουν να υιοθετήσουν νέες πρακτικές. Οι διαχειριστές που εφαρμόζουν νέα μοντέλα ροής εργασίας θα πρέπει να το κάνουν αργά, επιτρέποντας στους εργαζόμενους αρκετό χρόνο για να μάθουν νέα τεχνολογία.Η επάρκεια των εργαζομένων στη χρήση νέας τεχνολογίας θα πρέπει να αξιολογηθεί πριν από την πλήρη εφαρμογή.Ομοίως, τα νέα μοντέλα ροής εργασίας συχνά πρέπει να προσαρμόζονται με βάση τη δοκιμή και το σφάλμα.Αυτό σημαίνει ότι ένας διαχειριστής μπορεί να επωφεληθεί από την πλοήγηση σε μια διαδικασία σε μικρότερες περιοχές και στη συνέχεια να επεκτείνει σταδιακά την εφαρμογή.