Τι κάνει ένας ειδικός εισπρακτέων λογαριασμών;

Τιμολογικά τιμολόγια ειδικών εισπρακτέων λογαριασμών, διατηρεί λογιστικές εκθέσεις και εποπτεύει άλλες πτυχές της συλλογής λογαριασμών και τη διατήρησή τους.Οι εργοδότες μπορούν να αναμένουν ότι οι αιτούντες για ανοικτές θέσεις θα έχουν πτυχία στη λογιστική μαζί με τις άδειες άσκησης σε μια δεδομένη περιοχή.Η εμπειρία στους εισπρακτέους λογαριασμούς είναι επίσης πολύτιμη, μαζί με τις γνώσεις που σχετίζονται με τη βιομηχανία.Κάποιος που εργάζεται για έναν εκδότη, για παράδειγμα, θα πρέπει να είναι εξοικειωμένος με τις συμβάσεις της εκδοτικής βιομηχανίας.

Οι λεπτομέρειες της εργασίας μπορεί να εξαρτηθεί από τον εργοδότη.Ένας ειδικός εισπρακτέων λογαριασμών μπορεί να συνεργαστεί με το τμήμα πωλήσεων για να επεξεργαστεί τις παραγγελίες, να τις αποστείλει και να στείλει λογαριασμούς στους πελάτες.Όταν φθάνουν οι πληρωμές, ο ειδικός τους επεξεργάζεται και ενημερώνει τα στοιχεία του λογαριασμού για να υποδείξει ότι ο πελάτης είναι τρέχουσα με πληρωμές και σε καλή κατάσταση.Σε περίπτωση παρελθόντος λογαριασμού, ο ειδικός εισπρακτέων λογαριασμών μπορεί να επικοινωνήσει με τον πελάτη για να συλλέξει την πληρωμή, αναφέροντας την πληρωμή σε συλλογές εάν είναι αδύνατο να επιλυθεί το ζήτημα. Οι λογιστικές δηλώσεις είναι επίσης μέρος της εργασίας.Αυτό περιλαμβάνει την προετοιμασία καθημερινών αναφορών σχετικά με το πόσα χρήματα συλλέχθηκαν και ο αριθμός των εκκρεμών τιμολογίων, μαζί με τριμηνιαίες και ετήσιες γνωστοποιήσεις.Η πρόβλεψη μπορεί να είναι επίσης ευθύνη, εξασφαλίζοντας ότι η επιχείρηση είναι εφοδιασμένη με έγκαιρες πληροφορίες σχετικά με το πόσο το τμήμα εισπρακτέων λογαριασμών αναμένει να φέρει. Ο συντονισμός με τους λογιστές σε άλλα τμήματα μπορεί να βοηθήσει έναν λογιστικό ειδικό να παράσχει στην εταιρεία πληροφορίες που χρειάζεται για να κάνει υγιείς επιχειρήσειςΑποφάσεις.

Η ασφαλής τήρηση αρχείων είναι επίσης μεταξύ των αρμοδιοτήτων ενός ειδικού για εισπρακτέους λογαριασμούς.Οι ευαίσθητες πληροφορίες, όπως οι αριθμοί πιστωτικών καρτών και τα συγκεκριμένα στοιχεία επικοινωνίας για τους προμηθευτές, πρέπει να αποθηκευτούν σε κατάλληλη τοποθεσία, με πρόσβαση να περιορίζεται σε όσους την χρειάζονται πραγματικά.Ο ειδικός της λογιστικής μπορεί να χρησιμοποιεί προστασία στο λογισμικό λογιστικής όπως οι κωδικοί πρόσβασης για να περιορίσει την πρόσβαση.Επιπλέον, μπορούν να χρησιμοποιηθούν κλειδωμένα ντουλάπια αρχειοθέτησης, τεμαχιστές χαρτιού και άλλα φυσικά μέτρα για την πρόληψη διαρροών εμπιστευτικών ή ευαίσθητων δεδομένων.

Σε μια μεγαλύτερη εταιρεία, ένας ειδικός εισπρακτέων λογαριασμών μπορεί να επιβλέπει άλλο προσωπικό.Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει υπαλλήλους και λογιστές που έχουν επιφορτιστεί με μεμονωμένα έργα όπως η ενημέρωση των αρχείων και ο χειρισμός συγκεκριμένων τύπων λογαριασμών.Η καθοδήγηση και η κατάλληλη κατάρτιση πρέπει να παρέχονται για να διατηρηθούν αυτά τα μέλη του προσωπικού εξοικειωμένα με τις πολιτικές και τις διαδικασίες της εταιρείας.Ο ειδικός μπορεί επίσης να παρέχει αναφορές απόδοσης για τους εποπτικούς αρχηγούς ως μέρος των περιοδικών αξιολογήσεων εργασίας.Επιπλέον, ένας επικεφαλής λογιστής μπορεί να επιβλέπει τον ειδικό, αναμένοντας τακτικές εκθέσεις και συναντήσεις για να παράσχει πληροφορίες σχετικά με το καθεστώς του τμήματος και οποιαδήποτε συνεχιζόμενα ζητήματα που πρέπει να αντιμετωπιστούν.