Τι κάνει ένας διαχειριστής γραφείου;

Ο διαχειριστής γραφείου διαχειρίζεται τη ροή εργασίας, διατηρεί αρχεία και εποπτεύει τους υπαλλήλους ενώ γενικά διευκολύνει την εργασία που εκτελείται σε ένα γραφείο.Τα ακριβή καθήκοντα που εκτελούνται μπορεί να εξαρτώνται από διάφορους παράγοντες, συμπεριλαμβανομένου του πόσους υπαλλήλους υπάρχουν και της κλίμακας της επιχείρησης.Η δουλειά ενός διαχειριστή γραφείου είναι συνήθως πολύ παρόμοια μεταξύ των πεδίων επειδή είναι υπεύθυνος μόνο για άλλους υπαλλήλους, όχι για την πραγματική εργασία που έγινε στο γραφείο.Στις περισσότερες περιπτώσεις, αυτή η θέση δεν είναι το υψηλότερο επίπεδο διαχείρισης στην εταιρεία και αυτός ο εργαζόμενος μπορεί να αναφέρει σε ανώτερα στελέχη ή ιδιοκτήτες.Οι μικρές εταιρείες ενδέχεται να έχουν διαχειριστές γραφείων, αλλά είναι μερικές φορές απλώς προχωρημένοι υπάλληλοι που εκτελούν τις λειτουργίες ενός διαχειριστή γραφείων εκτός από τα δικά τους καθήκοντα χωρίς ειδικά προσόντα.

Ο διευθυντής γραφείου είναι συνήθως ένα άτομο με πτυχίο διαχείρισης ή επιχείρησης.Αυτός ή αυτή είναι γενικά υπεύθυνος για τη διασφάλιση ότι οι εργαζόμενοι εργάζονται με τον πιο αποτελεσματικό τρόπο και ότι η παραγωγικότητα είναι στο υψηλότερο δυνατό επίπεδο.Ο διαχειριστής γραφείου συνήθως το κάνει αυτό, αναθέτοντας αποτελεσματικά την εργασία, αγγίζοντας τη βάση με τους υπαλλήλους συχνά και διατηρώντας τα αρχεία της παραγωγικότητας.Αυτή η θέση είναι επίσης συχνά υπεύθυνη για την παρακολούθηση των προϋπολογισμών, των αρχείων και των αρχείων των εργαζομένων.

Δεδομένου ότι ο διαχειριστής διευκολύνει μόνο τους υπαλλήλους να ολοκληρώσουν το έργο τους, αυτός ή αυτή δεν χρειάζεται απαραίτητα να κατανοήσει το έργο που γίνεταιστο γραφείο για να το διαχειριστείτε αποτελεσματικά.Για παράδειγμα, ένα άτομο με πτυχίο διαχείρισης, αλλά καμία εμπειρία με τους υπολογιστές θα μπορούσε ακόμα να διαχειριστεί ένα γραφείο που σχεδιάζει λογισμικό.Παρόλα αυτά, είναι συχνά χρήσιμο να έχουμε εμπειρία στο είδος του γραφείου που λειτουργεί, τόσο επειδή δίνει στην εμπιστοσύνη των εργαζομένων χαμηλότερου επιπέδου στην ικανότητά του και επειδή μπορεί να βοηθήσει στη διαχείριση της ροής εργασίας.Οι διαχειριστές γραφείων είναι η πρόσληψη νέων εργαζομένων και ο τερματισμός των παλαιών.Ο διαχειριστής μπορεί επίσης να είναι υπεύθυνος για τη διασφάλιση ότι όλοι οι εργαζόμενοι ενημερώνονται για τις πολιτικές της εταιρείας και ότι υπογράφουν όλα τα απαραίτητα νομικά έγγραφα που σχετίζονται με την απασχόληση.Διασφαλίζοντας ότι το γραφείο εκτελείται σε πλήρη συμμόρφωση με τους νόμους που ρυθμίζουν τους υπαλλήλους είναι ένα από τα σημαντικότερα καθήκοντα του διευθυντή γραφείου. Οι μικρότερες εταιρείες συχνά χρειάζονται διαχείριση στο γραφείο χωρίς τους πόρους για να προσλάβουν ένα άτομο αποκλειστικά για να υπηρετήσουν ως γραφείοδιευθυντής.Σε αυτές τις περιπτώσεις, ο ιδιοκτήτης μπορεί να συμπληρώσει τη λειτουργία ενός διαχειριστή ή ένας υπάλληλος υψηλού επιπέδου μπορεί να λειτουργήσει και να επιβλέπει άλλους.Όχι κάθε γραφείο απαιτεί αυτό το είδος διαχείρισης, οπότε υπάρχουν γραφεία που λειτουργούν χωρίς εποπτεία του διαχειριστή.Κατά την υποβολή αίτησης για θέσεις εργασίας διαχειριστή γραφείου, οι ακριβείς απαιτήσεις της θέσης παρατίθενται συνήθως στην περιγραφή της εργασίας.Είναι σημαντικό να εξετάσουμε αυτές τις ακριβείς απαιτήσεις, διότι κάθε γραφείο θέλει κάτι ελαφρώς διαφορετικό από έναν διαχειριστή ανάλογα με αυτό που πέτυχε στο παρελθόν.