¿Cómo elijo el mejor sistema de pedidos de compra?
Un sistema de orden de compra es la secuencia de pasos que un individuo debe seguir para solicitar la adquisición de bienes y servicios para uso de la empresa. Estos sistemas proporcionan una pista de auditoría para rastrear el movimiento de los recursos financieros de la compañía. Existen múltiples sistemas en el entorno empresarial para los sistemas. La mayoría de ellos se centran en el sistema de contabilidad y documentos internos de una empresa. Seleccionar el mejor sistema de pedido de compra requiere tener en cuenta una serie de factores relacionados con los sistemas comerciales de una empresa.
Los propietarios y gerentes de negocios deben decidir si desean utilizar un sistema manual o de orden de compra automatizado. Los sistemas manuales comúnmente incluyen el uso de un cuaderno de papel que contiene órdenes de compra numeradas secuencialmente. Un empleado completará el formulario, que generalmente requiere proveedor, precio, cantidad, descripción y código de contabilidad, antes de enviarlo para su aprobación. Estos documentos generalmente incluyen una copia de carbono que se mantiene en el archivo. Un sistema automatizado funciona simiLarly, excepto que los empleados utilizarán el negocio o el software de contabilidad de la empresa y completará un documento de orden de compra electrónico.
El número de órdenes de compra que generará una empresa a través de sus operaciones normales desempeñará un papel importante al seleccionar un sistema de pedidos de compra. El uso de un sistema manual puede volverse tedioso y dar como resultado un documento perdido, lo que hace que los empleados recrearan la orden de compra. Además, las empresas generalmente deben almacenar estos documentos durante varios años, dependiendo de las leyes federales o estatales aplicables. Un sistema de orden de compra automatizado puede aliviar algunos de estos problemas, aunque aprender y usar la versión computarizada pueden tomar más capacitación.
Otros factores a considerar al seleccionar un sistema de orden de compra son el número de empleados que usan órdenes de compra y la ubicación de la oficina de compras de la compañía. Permitir que varios empleados accedan y creen comprasLos pedidos de ASE pueden requerir que las empresas tengan más documentos en papel o más nombres de usuario para acceder al módulo de pedido de compra. Las grandes organizaciones a menudo tendrán un departamento de compras o gerente de adquisiciones para manejar la orden de compra al realizar pedidos. Tener múltiples personas que entreguen órdenes de compra pueden crear un desbordamiento de información en el departamento de compras. Es posible que las empresas necesiten limitar el acceso en el sistema de orden de compra para evitar este problema.
Las empresas también deberán considerar cómo fluyen las órdenes de compra al departamento de contabilidad. Las personas en el departamento de contabilidad deben poder acceder fácilmente al sistema para revisar las órdenes de compra antes de pagar facturas. Los auditores también necesitarán acceso para determinar cómo fluye la información a través de la empresa. La incapacidad de rastrear la orden de compra a través de cada paso del sistema puede dar lugar a alteraciones del documento que comprometerá una parte significativa del proceso de gestión de efectivo de la compañía.