Jak si mohu vybrat nejlepší systém objednávek?
Systém objednávek je sledem kroků, kterými musí jednotlivec projít, aby požádal o pořízení zboží a služeb pro použití společnosti. Tyto systémy poskytují auditní stezku pro sledování pohybu finančních zdrojů společnosti. V podnikatelském prostředí pro systémy existuje více systémů. Většina z nich se zaměřuje na účetní a interní dokumenty společnosti. Výběr nejlepšího systému objednávek vyžaduje zvážení řady faktorů týkajících se obchodních systémů společnosti. Manuální systémy obvykle zahrnují použití papírového notebooku, který obsahuje postupně očíslované nákupní objednávky. Zaměstnanec vyplní formulář, který obvykle vyžaduje před odesláním ke schválení dodavatele, cenu, množství, popis a účetní kód. Tyto dokumenty obvykle zahrnují uhlíkovou kopii vedenou v souboru. Automatizovaný systém funguje SimiVelmi, s výjimkou zaměstnanců, použijí obchodní nebo účetní software společnosti a vyplní dokument elektronického nákupu.
Počet nákupních objednávek, které společnost vygeneruje prostřednictvím svých běžných operací, bude hrát velkou roli při výběru systému objednávky. Použití manuálního systému může být únavný a mít za následek ztracený dokument, což způsobí, že zaměstnanci znovu vytvoří nákupní objednávku. Společnosti navíc musí tyto dokumenty obvykle ukládat několik let, v závislosti na platných federálních nebo státních zákonech. Automatizovaný systém objednávek může některé z těchto problémů zmírnit, i když učení a používání počítačové verze může trvat více školení.
Dalšími faktory, které je třeba zvážit při výběru systému objednávky, je počet zaměstnanců používajících nákupní objednávky a umístění nákupní kanceláře společnosti. Umožnění více zaměstnanců přístup a vytváření nákupuObjednávky ASE mohou vyžadovat, aby společnosti měly po ruce více papírových dokumentů nebo více uživatelských jmen pro přístup k modulu objednávky. Velké organizace budou mít často nákupní oddělení nebo správce zadávání veřejných zakázek, aby při zadávání objednávek zvládl objednávku. Mít více jedinců, kteří se obrátí na nákupní objednávky, může vytvořit přetečení informací v nákupním oddělení. Společnosti možná budou muset omezit přístup v systému objednávky, aby se tomuto problému zabránilo.
Společnosti budou také muset zvážit, jak nákupní objednávky proudí do účetního oddělení. Jednotlivci v účetním oddělení musí být schopni snadno přistupovat k systému, aby před placením účtů zkontrolovali nákupní objednávky. Auditoři budou také potřebovat přístup k určení, jak informace protékají společností. Neschopnost sledovat objednávku nákupu v každém kroku v systému může vést ke změnám dokumentu, který ohrožuje významnou část procesu správy hotovosti společnosti.