Apa saja berbagai jenis perangkat lunak kantor depan?
Perangkat Lunak Front Office adalah bagian penting dari operasi harian di sebagian besar bisnis.Ada banyak jenis perangkat lunak kantor depan, meskipun tidak semua kantor akan berbagi kebutuhan perangkat lunak yang sama.Program perangkat lunak yang sering digunakan di kantor depan dapat mencakup pengolah kata, desain grafis, dan program penjadwalan.Jenis penting lainnya dari perangkat lunak kantor depan adalah program terkait mesin, program registri tunai, dan perangkat lunak reservasi.
Program pengolah kata adalah salah satu jenis perangkat lunak depan yang paling mendasar dan banyak digunakan.Program-program ini memungkinkan pembuatan dan penyimpanan dokumen berbasis teks, dan dapat mencakup fitur tambahan seperti program spreadsheet atau pembuatan kop surat dan kartu nama perusahaan.Sementara hampir semua komputer dilengkapi dengan pengolah kata bawaan, beberapa kantor mungkin lebih suka menginstal program yang berbeda, atau mengunduh pengolah kata gratis untuk Internet.Selain pengolah kata dasar, kantor depan juga menggunakan program yang memungkinkan pembuatan file dokumen portabel, atau PDF.Ini adalah file khusus yang dapat dibaca di hampir semua komputer, bahkan jika tidak berbagi pengolah kata yang sama.
Program desain grafis digunakan di kantor depan untuk pembuatan gambar.Merancang menu, brosur, logo, atau item berbasis grafik lainnya semuanya dapat dilakukan sendiri dengan perangkat lunak grafis.Program grafis canggih memungkinkan pembuatan gambar artistik yang terperinci, dengan ratusan opsi untuk menyesuaikan dan meningkatkan desain.Program grafis dasar, beberapa di antaranya dapat diunduh secara online gratis, bagus untuk pengeditan foto dan pembuatan gambar grafis sederhana.
Perangkat lunak penjadwalan membantu kantor depan menjaga hari berjalan dengan lancar.Jenis perangkat lunak ini sangat berguna di kantor medis, atau di organisasi mana pun di mana sebagian besar aktivitas harian didasarkan pada serangkaian pertemuan atau janji temu.Pengguna dapat memasukkan informasi tentang waktu dan tanggal janji temu, serta informasi tentang klien atau pelanggan dan orang yang akan ia temui.Menggunakan program perangkat lunak penjadwalan dapat membantu memastikan bahwa setiap orang tahu di mana ia seharusnya berada sepanjang hari, dan dapat membantu mengatasi pembatalan atau perubahan secara efisien.
Perangkat lunak kantor depan terkait mesin membantu pengguna menghubungkan komputer mereka ke perangkat eksternal.Ini mungkin termasuk perangkat lunak untuk pemindai, printer, faks, dan bahkan sistem telepon.Sebagian besar perangkat eksternal akan datang dengan perangkat lunak mereka sendiri, dan mesin mungkin hanya kompatibel dengan komputer yang memiliki perangkat lunak yang disertakan diinstal.
Banyak toko dan fasilitas ritel sekarang menggunakan sistem registri tunai berbasis komputer, yang membutuhkan perangkat lunak tertentu.Di kantor depan, perangkat lunak registri tunai dapat bermanfaat jika pekerja kantor diharapkan berurusan dengan transaksi tunai dan kredit secara teratur.Kantor Front Hotel, misalnya, sering menangani pembayaran untuk kamar dan layanan selama check-in. Karena sebagian besar pekerja tingkat pemula tidak terbiasa dengan perangkat lunak registri tunai, program pelatihan yang baik diperlukan untuk membantu mereka mempercepat dan mengurangi kesalahan.
Hotel, restoran, dan layanan penyewaan juga dapat menggunakan perangkat lunak kantor depan yang berspesialisasi dalam pengelolaan reservasi.Jenis perangkat lunak ini dapat meningkatkan efisiensi dengan memastikan bahwa tidak ada yang dipesan ganda dan bahwa pelanggan masuk dan keluar dalam aliran yang tertib.Seperti halnya perangkat lunak registri tunai, perangkat lunak reservasi mungkin membutuhkan beberapa minggu untuk belajar, terutama untuk karyawan baru.