Làm thế nào để tôi trở thành một thư ký hoạt động?

Con đường trở thành thư ký hoạt động thường phụ thuộc vào các yêu cầu của từng tổ chức đang tìm cách hoàn thành vai trò.Các yêu cầu giáo dục cơ bản thường bao gồm bằng tốt nghiệp trung học hoặc tương đương.Các yêu cầu khác bao gồm khả năng hoàn thành các nhiệm vụ hành chính, kiến thức máy tính và kỹ năng giao tiếp tốt. Giáo dục chính thức là không cần thiết trong hầu hết các trường hợp để trở thành thư ký hoạt động.Bằng tốt nghiệp trung học cơ bản hoặc tương đương của nó thường là đủ để thể hiện mức độ năng lực cơ bản.Một số doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp trong lĩnh vực tài chính, có thể yêu cầu một số khóa học sau trung học. Các thư ký hoạt động đóng vai trò hỗ trợ giáo sĩ cho một tổ chức, bộ phận hoặc cá nhân.Thường được gọi là trợ lý hành chính, thư ký hoạt động hoàn thành nhiều nhiệm vụ và trách nhiệm trong tổ chức.Ngoài việc có thể hoàn thành nhiệm vụ thư ký điển hình, một nhân viên hoạt động phải có khả năng hiểu và áp dụng các chính sách và nguyên tắc của công ty khác nhau áp dụng cho nhiệm vụ và trách nhiệm của họ.Nhiệm vụ.Ví dụ về các nhiệm vụ này bao gồm giữ các tệp chính xác, xử lý thư và trả lời điện thoại.Ngoài ra, các thư ký hoạt động cho các văn phòng nhỏ có thể quản lý các tài khoản phải trả và thanh toán phải thu cũng như chịu trách nhiệm cho sự tương tác của nhà cung cấp.

Kiến thức về máy tính và khả năng vận hành các hệ thống máy tính cơ bản cũng là một yêu cầu để trở thành thư ký hoạt động.Các công ty sử dụng hệ thống máy tính cho mọi thứ, từ xử lý thông tin liên lạc nội bộ đến xử lý thanh toán đến.Tham gia các lớp học trên máy tính trong thời gian học trung học hoặc đại học và thể hiện sự tự tin với phần mềm máy tính chung có thể giúp một ứng viên có được một công việc. Kỹ năng giao tiếp tốt là điều bắt buộc phải trở thành thư ký hoạt động.Thư ký hoạt động đóng vai trò là điểm liên lạc trong hầu hết các môi trường kinh doanh.Cho dù họ là thư ký hoạt động cho toàn bộ bộ phận hay cho một cá nhân, một nhân viên hoạt động phải có khả năng tương tác với mọi người trên tất cả các cấp của công ty.thích hợp với vị trí.Điều này bao gồm kinh nghiệm liên quan đến nhập dữ liệu và dịch vụ khách hàng.Các lĩnh vực này yêu cầu một số kỹ năng và năng lực cơ bản giống nhau mà một vị trí trong hỗ trợ văn thư sẽ yêu cầu.Ngoài ra, kiến thức về việc kết hợp các bài thuyết trình, bảng tính và liên lạc nội bộ hoặc bên ngoài sẽ hữu ích trong việc đảm bảo vị trí.Các kỹ năng khác sẽ hữu ích bao gồm các kỹ năng nghe tốt và khả năng làm việc trong môi trường làm việc nhóm.