Các công việc quản lý văn phòng phía trước khác nhau là gì?

Một người quản lý văn phòng là một công việc quan trọng trong nhiều tổ chức khác nhau.Ngoài việc có các nhiệm vụ giám sát đối với nhân viên cơ sở, người quản lý văn phòng thường là gương mặt công cộng của doanh nghiệp.Công việc quản lý văn phòng có thể chứa hàng tá loại nhiệm vụ khác nhau, tùy thuộc vào loại hình công ty và phạm vi của vị trí.Kinh nghiệm trong việc xử lý nhiệm vụ văn phòng và kỹ năng dịch vụ khách hàng thường là bằng cấp quan trọng trong nhiều công việc quản lý văn phòng. Một văn phòng nói chung là điểm gặp gỡ giữa khách hàng hoặc khách hàng và doanh nghiệp.Người quản lý văn phòng có thể là người đầu tiên mà khách hàng gặp, và do đó rất quan trọng đối với hình ảnh của công ty.Công việc quản lý văn phòng thường yêu cầu nhiều tương tác của khách hàng, từ chào khách hàng đến cung cấp cho khách hàng VIP các dịch vụ độc quyền.Các nhà quản lý văn phòng cuối cùng có thể trở thành trọng tài trong xung đột giữa doanh nghiệp và một khách hàng tức giận, vì vậy các kỹ năng quản lý xung đột tuyệt vời thường là một lợi thế. Ngoài việc giao dịch với công chúng, nhiều công việc quản lý văn phòng bao gồm giám sát tất cả các nhiệm vụ hành chính văn phòng.Điều này có thể bao gồm các công việc văn phòng cơ bản như fax, vận chuyển thư hàng ngày và nhận, các cuộc họp lên lịch, nhận tin nhắn và nộp đơn.Ngoài ra, người quản lý văn phòng có thể phụ trách các sự kiện của nhân viên tổ chức, chẳng hạn như các bữa tiệc ngày lễ hoặc bản tin thường xuyên cho các thành viên công ty.Khả năng suy nghĩ sáng tạo về tinh thần và cải tiến của nhân viên có thể rất quan trọng trong nhiều công việc quản lý văn phòng.

Điều quan trọng đối với người quản lý là ít nhất một chút về mỗi bộ phận tại nơi làm việc của mình, vì công việc văn phòng có thể đến từ mọikhu vực của một công ty.Học những gì mỗi bộ phận làm giúp đảm bảo rằng các vấn đề đúng đắn dành cho đúng người, cũng như thiết lập chuỗi chỉ huy thích hợp cho tất cả các câu hỏi và mối quan tâm.Có thể mất một thời gian để một người quản lý văn phòng mới nắm bắt được những gì mỗi bộ phận xử lý, nhưng điều quan trọng là đặt câu hỏi để đảm bảo hiệu quả càng sớm càng tốt.Các nhà quản lý văn phòng có thể được giao nhiệm vụ tuyển dụng và đào tạo nhân viên văn phòng.Người quản lý không chỉ phải có sự hiểu biết thấu đáo về các chức năng của văn phòng, anh ta hoặc cô ta phải có khả năng truyền đạt kiến thức đó cho những người lao động mới, một số không có kinh nghiệm trước đó.Nhân viên văn phòng thường là một nhóm chặt chẽ chia sẻ trách nhiệm và phải có khả năng phân chia các nhiệm vụ một cách công bằng và hiệu quả.Một người quản lý văn phòng tốt sẽ hiểu cách lãnh đạo và đại biểu, nhưng cũng thúc đẩy một bầu không khí thân thiện và tôn trọng.