Jaká je administrativní hodnota?
Administrativní hodnota je posouzení důležitosti obchodního záznamu pro každodenní operace. Záznamy, o nichž se předpokládá, že mají administrativní hodnotu, jsou uchovávány v souboru nebo používají pravidelně při provádění podnikání. Tato kategorizace obchodních záznamů řídí politiku uchovávání dokumentů společnosti a může mít právní důsledky za různých okolností, například v reakci na žádost o objevení během soudního řízení nebo podle daňového auditu. Papírová stezka transakcí je způsob, jakým společnost splní své vládní povinnosti prokázat dodržování zákona. Podniky jsou povinny zdokumentovat prodej, aby odůvodnily platbu daní z příjmu a záznamy o stavu zaměstnanců, aby prokázaly způsobilost práce a zdůvodňovaly odpracované hodiny. Zásady a postupy se obvykle zavázaly k papíru, které vytvářejí historický záznam o změně politik v průběhu času.
Tyto požadavky spolu s vnitřními potřebami a průmyslemStandardy, znamenají, že každá záznam, který společnost produkuje, musí být posouzena podle své administrativní hodnoty. Společnost určuje, zda je záznam něčím, co musí nebo by mělo být ponecháno po určitou dobu, nebo zda může být zničena bez následků. Větší podniky obvykle stanoví politiku uchovávání dokumentů, která zaměstnancům pomáhá určit hodnotu dokumentů, takže druhy zadržených obchodních záznamů jsou v celé společnosti jednotné.
Menší společnosti jen zřídka navrhují formální politiku uchovávání dokumentů, ale stanovení administrativní hodnoty není v malém pevném prostředí o nic méně důležité. Nedostatečné vedení záznamů může vyřadit jakoukoli společnost z podnikání. Například společnost, která uzavírá smlouvy o službách, obvykle poskytuje klientovi právo audit své záznamy o činnosti účtu. Pokud nejsou správné administrativní záznamy uchovávány, klientmůže žalovat za návrat provedených plateb. V prostředí maloobchodního prodeje by úspěšná obrana žaloby pro skluz a podzim mohla záviset na písemných zásadách a postupech, které zaměstnanci dostali v rámci svého počátečního školení.
administrativní hodnota také hraje roli ve veřejném kontextu pro dohled a historické účely. Veřejnost má obvykle zájem o každodenní činnost vládních úředníků a kanceláří a některé země mají zákony, které opravňují veřejnost pro přístup vládních záznamů, jako je zákon o svobodě informací v USA. Posouzení administrativní hodnoty často určuje, jaké záznamy musí být vedeny a co lze při dodržování zákona skartovat. Bez tohoto důrazu na hodnotu určitých obchodních dokumentů by byla ztracena velká část transakční historie podniků, agentur a organizací.