Πώς μπορώ να επιλέξω τα καλύτερα εργαλεία ροής εργασίας;

Η ροή εργασίας περιγράφει τα βήματα μιας διαδικασίας μέσω της οποίας περνάει ένα προϊόν ή ένα έγγραφο.Στον ασφαλιστικό κλάδο, για παράδειγμα, η ροή εργασίας περιγράφει όλα τα στάδια μέσω των οποίων μπορεί να περάσει μια αξίωση, ξεκινώντας από έναν πελάτη που καταθέτει αξίωση και τελειώνει με έγκριση ή παρακμή.Στη βιομηχανία κατασκευής, η ροή εργασίας μπορεί να ξεκινήσει με μοντέλα που δημιουργούνται από μηχανικούς και σχεδιαστές και να ολοκληρώσουν όταν ένα προϊόν πωλείται στους πωλητές.Πολλοί διαχειριστές χρησιμοποιούν το λογισμικό και την ανάλυση ως εργαλεία ροής εργασίας για να τους βοηθήσουν να βελτιστοποιήσουν τις διαδικασίες τους, να μειώσουν το κόστος και να βελτιώσουν τη συνολική κερδοφορία ενός οργανισμού.Για να επιλέξετε τα καλύτερα εργαλεία ροής εργασίας, μπορεί να είναι καλή ιδέα να εξετάσετε ποιο λογισμικό είναι το καλύτερο για τη βιομηχανία σας, να εντοπίσετε περιοχές στη ροή εργασίας που χρειάζονται βελτίωση και να αποφασίσετε εάν μπορείτε να επωφεληθείτε από τις υπηρεσίες επαγγελματικών συμβούλων.Τα εργαλεία που χρησιμοποιούνται σε όλες τις βιομηχανίες είναι το λογισμικό ροής εργασίας.Αυτά είναι προγράμματα υπολογιστών που βοηθούν τους διαχειριστές στο σχεδιασμό διαδικασιών που είναι σαφείς και αποτελεσματικές.Το λογισμικό μπορεί να επιτρέψει στους οργανισμούς να γίνουν πιο αποτελεσματικοί και οικονομικά αποδοτικοί με την κεντρική βάση δεδομένων και διευκολύνοντας τους εργαζόμενους να καταγράφουν και να έχουν πρόσβαση σε πληροφορίες.

Πολλά είδη λογισμικού προσφέρουν αυτοματοποιημένες λειτουργίες ροής εργασίας.Αυτά τα χαρακτηριστικά επιτρέπουν στους διαχειριστές να δημιουργούν αυστηρές οδηγίες που υπαγορεύουν τη σειρά με την οποία εμφανίζονται τα στάδια και να εκχωρήσουν τμήματα σε συγκεκριμένα καθήκοντα.Τα αυτοματοποιημένα εργαλεία ροής εργασίας συχνά είναι πιο αποτελεσματικά σε οργανισμούς που εκτελούν τις ίδιες διαδικασίες μέρα με τη μέρα.

Στις περισσότερες περιπτώσεις, ορισμένοι τύποι λογισμικού έχουν σχεδιαστεί για να ανταποκρίνονται στις ανάγκες συγκεκριμένων βιομηχανιών.Για παράδειγμα, το λογισμικό ροής εργασίας που έχει σχεδιαστεί για τον ασφαλιστικό κλάδο ενδέχεται να περιλαμβάνει μια διεπαφή που μπορεί να έχει πρόσβαση από πελάτες που θέλουν να υποβάλουν αξιώσεις.Το λογισμικό που έχει σχεδιαστεί για τη βιομηχανία κατασκευής ενδέχεται να έχει τη δυνατότητα να παράγει λογαριασμούς υλικών που βασίζονται σε σχέδια μηχανικών.Το λογισμικό για μια συγκεκριμένη βιομηχανία μπορεί να ποικίλει ανάλογα με τις λύσεις που έχει σχεδιαστεί για να παρέχει.Για παράδειγμα, ένας διευθυντής που πιστεύει ότι ένα πρόβλημα στην οργάνωσή του είναι κακή επικοινωνία μεταξύ των τμημάτων μπορεί να επιλέξει λογισμικό που έχει βελτιωμένες δυνατότητες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Πολλοί διαχειριστές μπορούν να επιλέξουν να προσλάβουν συμβούλους για να τους βοηθήσουν να βελτιώσουν τη ροή εργασίας.Οι σύμβουλοι είναι εξαιρετικά εργαλεία ροής εργασίας για διευθυντές που δεν έχουν χρηματοδότηση για αναλυτές διαδικασιών.Στις περισσότερες περιπτώσεις, ο καλύτερος σύμβουλος έχει χρόνια εμπειρίας που εργάζεται στον κλάδο σας.Οι σύμβουλοι συχνά γνωρίζουν τις τάσεις στην τεχνολογία και μπορεί να σας βοηθήσουν να εφαρμόσετε ένα νέο σύστημα που βελτιώνει την αποτελεσματικότητα.