Làm cách nào để chọn các công cụ quy trình làm việc tốt nhất?

Quy trình làm việc mô tả các bước của một quy trình mà qua đó một sản phẩm hoặc tài liệu được chuyển qua.Ví dụ, trong ngành bảo hiểm, quy trình làm việc mô tả tất cả các giai đoạn mà qua đó yêu cầu có thể thông qua, bắt đầu với một khách hàng nộp đơn yêu cầu và kết thúc bằng sự chấp thuận hoặc suy giảm.Trong ngành sản xuất, quy trình làm việc có thể bắt đầu với các mô hình được tạo ra bởi các kỹ sư và nhà thiết kế và hoàn thành khi một sản phẩm được bán cho các nhà cung cấp.Nhiều nhà quản lý sử dụng phần mềm và phân tích làm công cụ quy trình công việc để giúp họ tối ưu hóa các quy trình của họ, cắt giảm chi phí và cải thiện lợi nhuận chung của một tổ chức.Để chọn các công cụ quy trình làm việc tốt nhất, bạn có thể xem xét phần mềm nào tốt nhất cho ngành của bạn, định vị các khu vực trong quy trình làm việc cần cải thiện và quyết định xem bạn có thể hưởng lợi từ các dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp. Một trong những quy trình công việc phổ biến nhấtCác công cụ được sử dụng trong tất cả các ngành công nghiệp là phần mềm quy trình công việc.Đây là những chương trình máy tính hỗ trợ các nhà quản lý trong việc thiết kế các quy trình rõ ràng và hiệu quả.Phần mềm có thể cho phép các tổ chức trở nên hiệu quả và hiệu quả hơn về chi phí bằng cách tập trung cơ sở dữ liệu và giúp nhân viên dễ dàng ghi lại và truy cập thông tin.Nhiều loại phần mềm cung cấp các tính năng quy trình làm việc tự động.Các tính năng này cho phép các nhà quản lý tạo ra các hướng dẫn nghiêm ngặt chỉ ra thứ tự trong đó các giai đoạn xảy ra và gán các bộ phận cho các nhiệm vụ cụ thể.Các công cụ quy trình công việc tự động thường có hiệu quả nhất trong các tổ chức thực hiện các quy trình tương tự ngày này qua ngày khác.Trong hầu hết các trường hợp, một số loại phần mềm được thiết kế để đáp ứng nhu cầu của các ngành công nghiệp cụ thể.Ví dụ, phần mềm quy trình làm việc được thiết kế cho ngành bảo hiểm có thể bao gồm một giao diện có thể được truy cập bởi các khách hàng muốn gửi yêu cầu.Phần mềm được thiết kế cho ngành sản xuất có thể có khả năng tạo ra các hóa đơn vật liệu dựa trên thiết kế kỹ sư.Phần mềm cho một ngành cụ thể có thể thay đổi dựa trên các giải pháp mà nó được thiết kế để cung cấp.Chẳng hạn, một người quản lý tin rằng một vấn đề trong tổ chức của mình là giao tiếp kém giữa các bộ phận có thể chọn phần mềm có khả năng email nâng cao.Nhiều người quản lý có thể chọn thuê các chuyên gia tư vấn để giúp họ cải thiện quy trình làm việc.Các chuyên gia tư vấn là các công cụ quy trình làm việc tuyệt vời cho các nhà quản lý không có tài trợ cho các nhà phân tích quy trình nội bộ.Trong hầu hết các trường hợp, nhà tư vấn tốt nhất có nhiều năm kinh nghiệm làm việc trong ngành của bạn.Các chuyên gia tư vấn thường nhận thức được xu hướng trong công nghệ và có thể giúp bạn thực hiện một hệ thống mới giúp cải thiện hiệu quả.