Πώς μπορώ να γράψω μια αναφορά ανάλυσης κενού;
Η ανάπτυξη της κατανόησης του σκοπού μιας αναφοράς ανάλυσης κενού είναι συνήθως το πρώτο βήμα για τη σύνταξη ενός χρήσιμου εγγράφου.Μια έκθεση ανάλυσης χάσματος εξετάζει το χάσμα μεταξύ της τρέχουσας κατάστασης μιας επιχείρησης και των στόχων της.Αυτές οι πληροφορίες μπορούν να βοηθήσουν έναν οργανισμό να περιγράψει ένα σχέδιο για την επίτευξη στόχων.Η έκθεση ανάλυσης GAP εξετάζει επίσης το ιστορικό της οντότητας για να καθορίσει τον τρόπο με τον οποίο έφτασε στην τρέχουσα κατάσταση της.Αυτό μπορεί να βοηθήσει τους σχεδιαστές να καθορίσουν ποιες μέθοδοι είναι πιο επιθυμητές για τη βελτίωση.
Ο πρωταρχικός στόχος της γραφής μιας αναφοράς ανάλυσης κενού είναι συνήθως να αποδειχθεί η κατανόηση του αντίκτυπου κάθε στοιχείου στον οργανισμό.Αυτός είναι ένας αποτελεσματικός τρόπος για να βρείτε άτομα, τμήματα και δραστηριότητες που εμποδίζουν την ολοκλήρωση των οργανωτικών στόχων.Παρόλο που μπορεί να είναι χρήσιμο να παρατηρήσουμε πόσο καλά λειτουργεί ένα στοιχείο του οργανισμού, ο συνολικός σκοπός είναι να προσδιοριστεί ο τρόπος με τον οποίο κάθε ένα από αυτά τα κομμάτια επηρεάζει ολόκληρη τη λειτουργία.
Στις περισσότερες περιπτώσεις, μια αναφορά ανάλυσης κενού καταρτίζεται από μια ομάδα.Αυτό οφείλεται εν μέρει στον όγκο της εργασίας που απαιτείται για να γίνει μια διεξοδική ανάλυση.Είναι επίσης ένας καλός τρόπος για να διασφαλιστεί ότι η αναφορά δεν αντικατοπτρίζει την άποψη ενός ατόμου.Οι πληροφορίες για τις αναφορές ανάλυσης κενών μπορούν να συγκεντρωθούν μέσω συνεντεύξεων, ερευνών και εξέτασης αρχείων όπως εκείνων των περιοχών των οικονομικών και των ανθρώπινων πόρων.
Ένα από τα βασικά στοιχεία μιας έκθεσης ανάλυσης κενού είναι η δήλωση προβλημάτων.Πρόκειται για μια περίληψη των πιο πιεστικών ζητημάτων που κρατούν την οργάνωση από την επίτευξη των στόχων του.Αυτά τα ζητήματα θα ενσωματωθούν στο σχέδιο για να δοθεί ένα σημείο εκκίνησης για τη βελτίωση.Μερικά από τα πράγματα που θα μπορούσαν να ληφθούν υπόψη κατά την πραγματοποίηση αυτού του σχεδίου περιλαμβάνουν πόρους που απαιτούνται, όπως τα χρήματα, ο χρόνος και οι άνθρωποι.Το σχέδιο μπορεί επίσης να περιγράψει ποια εργαλεία ή άλλα υλικά είναι απαραίτητα και ενδεχομένως πώς μπορούν να ληφθούν.
Μια αναφορά ανάλυσης κενού θα περιγράψει επίσης συνήθως ποια διαδικασία πρέπει να ακολουθηθεί για την οργάνωση να επιτύχει τους στόχους της.Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει χρονοδιαγράμματα, προθεσμίες και μετρήσεις για τη μέτρηση της επιτυχίας.Μια ανάλυση θα περιλαμβάνει επίσης συχνά σημεία αναφοράς για συγκεκριμένους στόχους, έτσι ώστε η πρόοδος να είναι ομοιόμορφη και συνεπής
Ορισμένοι οργανισμοί θα χρησιμοποιήσουν έναν άλλο τύπο ανάλυσης για να καθορίσουν ποια μέτρα που πρέπει να ληφθούν για να κλείσουν το κενό.Πρόκειται για εξέταση των δυνάμεων, των αδυναμιών, των ευκαιριών και των απειλών (SWOT) που σχετίζονται με μια συγκεκριμένη επιχείρηση και ονομάζεται ανάλυση SWOT.Με την κατανόηση αυτών των συνολικών χαρακτηριστικών της εταιρείας και των λόγων για το χάσμα, μπορεί να γίνει ένα ολοκληρωμένο σχέδιο προόδου.