Ποιες είναι οι καλύτερες μέθοδοι για τη γραφή της πρότασης;

Οι προτάσεις μπορούν να διαδραματίσουν σημαντικούς ρόλους σε έναν οργανισμό.Σημαντικά ζητήματα, όπως η χρηματοδότηση ή η αλλαγή πολιτικής, συχνά κερδίζονται ή χάνονται με βάση τις προτάσεις που τις αντιμετωπίζουν.Αυτό σημαίνει ότι το καθήκον της γραφής προτάσεων είναι συχνά βασικό.Εκείνοι που έχουν ανατεθεί το καθήκον μπορούν να αυξήσουν την αποτελεσματικότητα της πρότασής τους εξετάζοντας τις μεθόδους ανάλυσης του κοινού, την πειθώ και την παρουσίαση.

Η ανάλυση του κοινού είναι μια μέθοδος που πολλοί άνθρωποι αγνοούν λανθασμένα.Μια πρόταση πρέπει να είναι ένα πολύ στοχευμένο έγγραφο.Αυτό μπορεί να φαίνεται δύσκολο όταν το κοινό αποτελείται από πολλούς ανθρώπους, αλλά ο συγγραφέας πρέπει να προσπαθήσει να πάρει μια αξιολόγηση που είναι όσο το δυνατόν ακριβέστερη.Για να είναι ακριβής η αξιολόγηση, ο συγγραφέας πρέπει να καταλάβει ποιες είναι οι ανησυχίες των ακροατηρίων.Αυτό μπορεί να επιτρέψει στον συγγραφέα να παρουσιάσει αποτελεσματικά πληροφορίες για την καταπολέμηση των κρατήσεων και να επισημάνει τα σημεία πώλησης.

Η πειθώ είναι ένα από τα πρωτογενή εργαλεία που χρησιμοποιούνται στην πρόταση.Ως εκ τούτου, ένας συγγραφέας πρέπει να δώσει μεγάλη προσοχή στις μεθόδους πειθούς της.Δεδομένου ότι η γραφή της πρότασης είναι συνήθως για την ενθάρρυνση της δράσης, μια πρόταση πρέπει να κατευθύνει το κοινό προς την κατεύθυνση αυτής της δράσης.Για να είναι αποτελεσματικό ένα τέτοιο έγγραφο, πρέπει να κάνει το κοινό να αισθάνεται σαν να του έδωσε η σωστή απάντηση η σωστή απάντηση.Εάν μια πρόταση εγκαταλείψει το κοινό με την αίσθηση ότι ο συγγραφέας δεν θέλει να επιβάλει στις απόψεις του, το έγγραφο δεν εξυπηρετούσε το σκοπό του.

Ο συγγραφέας δεν θέλει την πρόταση να ληφθεί ως ένα dodgy pitch πωλήσεων.Αυτό μπορεί να συμβεί εάν το κοινό αισθάνεται ότι ο συγγραφέας προσπαθεί να γυαλίσει πάνω από ένα θέμα είτε εστιάζοντας στα επιφανειακά οφέλη της προτεινόμενης ιδέας είτε με σκόπιμα αγνοώντας πιθανές ανησυχίες.Το άτομο που γράφει μια πρόταση πρέπει να έχει σε βάθος γνώση σχετικά με την προτεινόμενη ιδέα.Όταν υπάρχουν πτυχές που θα μπορούσαν να θεωρηθούν μειονεκτήματα, είναι συχνά καλύτερο να τα αντιμετωπίσουμε άμεσα.

Η γραφή πρότασης απαιτεί επίσης σαφήνεια.Πρέπει να θυμόμαστε ότι, σε πολλές περιπτώσεις, οι προτάσεις παρουσιάζουν λύσεις σε ακροατήρια που δεν γνωρίζουν ότι έχουν ανάγκη.Αυτό σημαίνει ότι μια αποτελεσματική πρόταση απαιτεί συχνά μια περιγραφή ενός προβλήματος ή μιας περιοχής που μπορεί να βελτιωθεί.Εάν αυτό δεν γίνει σαφώς και διεξοδικά, η προτεινόμενη ιδέα θα μπορούσε να θεωρηθεί ως επιπόλαιη ή ικανή να καθυστερήσει.

Μερικοί συγγραφείς κάνουν επίσης το λάθος να προσπαθούν να χρησιμοποιήσουν το μήκος προς όφελός τους.Μια άσκοπα μακρά πρόταση μπορεί να έχει αποτελέσματα που είναι αντίθετα από εκείνα που προορίζονταν.Εάν όλες οι πληροφορίες έχουν παρουσιαστεί σαφώς και έξυπνα και δεν υπάρχει τίποτα άλλο να γράψει, είναι καλύτερο να γράψουμε τίποτα περισσότερο.