Ποιες είναι οι καλύτερες συμβουλές για τη διαχείριση περιουσιακών στοιχείων δεδομένων;

Η διαχείριση των περιουσιακών στοιχείων είναι η πρακτική της αποθήκευσης και της οργάνωσης πληροφοριών που έχουν αξία σε έναν οργανισμό.Τα βίντεο, τα κείμενα και οι ηχογραφήσεις μπορούν να θεωρηθούν περιουσιακά στοιχεία δεδομένων από ιδρύματα όπως μουσεία και βιβλιοθήκες.Οι εταιρείες που καταρτίζουν λίστες πληροφοριών πελατών και αρχεία συναλλαγών λέγεται επίσης ότι διαθέτουν περιουσιακά στοιχεία δεδομένων.Μία από τις καλύτερες συμβουλές για την άσκηση της διαχείρισης περιουσιακών στοιχείων δεδομένων είναι να βρείτε λογισμικό διαχείρισης δεδομένων που ταιριάζει στις ανάγκες του οργανισμού σας.Στη συνέχεια, μπορεί να είναι χρήσιμο να αναπτυχθεί προσεκτικά ένα σχέδιο για την εφαρμογή ενός νέου συστήματος, το οποίο μπορεί να περιλαμβάνει τη μετακίνηση δεδομένων από μια παλιά βάση δεδομένων σε μια νέα και την κατάρτιση των εργαζομένων στη χρήση διεπαφών.

Οι περισσότεροι οργανισμοί συνεργάζονται με ψηφιακά περιουσιακά στοιχεία.Με άλλα λόγια, αντί να καταθέτουν έγγραφα χαρτιού, οι οργανισμοί τείνουν να αποθηκεύουν τις πιο σημαντικές πληροφορίες σε ψηφιακές μορφές.Αυτό επιτρέπει στους διαχειριστές δεδομένων να δημιουργούν αρχεία αντιγράφων ασφαλείας και να εξοικονομούν χώρο και να δημιουργούν αποτελεσματικές διαδικασίες καταγραφής δεδομένων και ανάκτησης.

Το λογισμικό για τη διαχείριση περιουσιακών στοιχείων μπορεί να κυμαίνεται από απλό έως σύνθετο.Μερικά από τα πιο βασικά χαρακτηριστικά του λογισμικού στοιχείων δεδομένων επιτρέπουν την ομαλότερη ροή εργασίας.Σε αυτές τις περιπτώσεις, το λογισμικό μπορεί να επιτρέψει στους χρήστες να μεταφέρουν δεδομένα από το ένα τμήμα σε άλλο.Ένα έγγραφο ή ένα βίντεο μπορεί να επεξεργαστεί από έναν χρήστη, να αποθηκευτεί και να μεταφερθεί σε άλλο χρήστη, ο οποίος μπορεί να εκτελέσει περισσότερες επεξεργασίες.

Το σύνθετο λογισμικό διαχείρισης περιουσιακών στοιχείων μπορεί να περιλαμβάνει φωνητική ή οπτική αναγνώριση.Η οπτική αναγνώριση μπορεί να είναι χρήσιμη για τους επαγγελματίες που πρέπει να μετρήσουν τον αριθμό των φορών λογότυπου ή εικόνας σε μια διαφήμιση βίντεο.Η αναγνώριση φωνής μπορεί να είναι χρήσιμη για τη διαχείριση των ηχογραφήσεων.

Πριν επιλέξετε λογισμικό, μια καλή συμβουλή μπορεί να είναι η μελέτη των επιχειρηματικών μοντέλων και ο προσδιορισμός των βημάτων και των πόρων που απαιτούνται για τη βελτιστοποίηση της ροής εργασίας.Αυτό μπορεί να σας δώσει μια καλύτερη λαβή σε ποιες δυνατότητες χρειάζεστε.Το λογισμικό που είναι πιο περίπλοκο τείνει να είναι πιο ακριβό, αν και με τη βελτίωση των διαδικασιών, ένας οργανισμός μπορεί να μειώσει το κόστος, καθιστώντας την πιο κερδοφόρα επιλογή μακροπρόθεσμα.

Οι εμπειρογνώμονες διαχείρισης δεδομένων πιστεύουν ότι είναι ένα κοινό λάθος από πολλούς διαχειριστές περιουσιακών στοιχείωνότι προσπαθούν να εφαρμόσουν αλλαγές πολύ γρήγορα.Ενώ μπορεί να είναι δελεαστικό να εφαρμοστεί αμέσως ένα νέο σύστημα, αυτό μπορεί να προκαλέσει υψηλό κόστος και αναποτελεσματικότητα.Αντ 'αυτού, μπορεί να είναι σκόπιμο να μετακινήσετε τα δεδομένα αργά από ένα παλιό σύστημα σε ένα νέο.Ομοίως, ίσως είναι καλή ιδέα να εφαρμόσετε ένα χαρακτηριστικό τη φορά.

Με τη αργά εφαρμόζοντας ένα νέο σύστημα διαχείρισης περιουσιακών στοιχείων δεδομένων, οι διαχειριστές έχουν επίσης την ευκαιρία να εκπαιδεύσουν τους υπαλλήλους να χρησιμοποιούν διεπαφές λογισμικού.Η αξιολόγηση της επάρκειας των χρηστών χρησιμοποιώντας το λογισμικό πριν από τη δημιουργία ενός νέου συστήματος, ο υπάλληλος μπορεί να μειώσει τα περιστατικά σφαλμάτων στο τέλος του χρήστη.Μια προσεκτική εφαρμογή δίνει επίσης στους διαχειριστές το χρόνο να αναγνωρίσουν και να διορθώσουν τις ατέλειες σε ένα σύστημα.