Τι είναι η αξιολόγηση προσφορών;

Πριν από την ανάθεση σύμβασης, οι κυβερνητικές οντότητες και οι εταιρείες προσκαλούν τους προμηθευτές και τους επιχειρηματικούς εταίρους να υποβάλουν προσφορές.Η διαδικασία αξιολόγησης των προσφορών περιλαμβάνει τους υπεύθυνους λήψης αποφάσεων από την οντότητα που σχεδιάζει να απονείμει τη σύμβαση που εξετάζει τους όρους και τις προϋποθέσεις κάθε προσφοράς των πωλητών.Οι συμβάσεις συνήθως ανατίθενται στην επιχείρηση που παρέχει την καλύτερη συνολική αξία.

Η διαδικασία υποβολής προσφορών αρχίζει κανονικά όταν μια κυβέρνηση ή επιχειρηματική οντότητα τοποθετεί διαφημίσεις σε απευθείας σύνδεση ή σε τοπικές εφημερίδες με λεπτομέρειες σχετικά με ένα έργο που σκοπεύει να πραγματοποιήσει.Οι κυβερνήσεις που σχεδιάζουν να οικοδομήσουν νέα σχολεία, νοσοκομεία ή δρόμους συνήθως προσκαλούν προσφορές από κατασκευαστικές εταιρείες.Σε άλλες περιπτώσεις, οι επιχειρήσεις μπορούν να προσκληθούν να υποβάλουν προσφορές για συμβάσεις παροχής υπηρεσιών, όπως η εγκατάσταση τηλεφωνικών γραμμών, των δικτύων επικοινωνιών ή των συστημάτων υπολογιστών.Η οντότητα που προσκαλεί τις προσφορές πρέπει να παρέχει σε κάθε εργολάβο σαφείς οδηγίες σχετικά με το μέγιστο ποσό που είναι πρόθυμη να δαπανήσει για το έργο και τους ακριβείς τύπους υπηρεσιών και αγαθών που αναμένει να λάβει από τον επιτυχημένο πλειοδότη. Οι πωλητές υποβάλλουν προσφορές γραπτώνΜορφή, αλλά η διαδικασία αξιολόγησης προσφορών μπορεί να ξεκινήσει με κάθε πωλητή που προετοιμάζει μια προφορική παρουσίαση για να επισημάνει τα βασικά σημεία της προσφοράς.Μια ομάδα ανθρώπων γενικά προεδρεύει της διαδικασίας αξιολόγησης των προσφορών και όλοι οι συμμετέχοντες παρακολουθούν κάθε παρουσίαση των πωλητών.Αυτό συνεπάγεται τη διεξαγωγή έρευνας για το κόστος κάθε πτυχής της προτεινόμενης προσφοράς για να διαπιστωθεί εάν η προτεινόμενη τιμολόγηση είναι λογική και ρεαλιστική.Μια κυβέρνηση ή μια εταιρεία θα μπορούσε να αντιμετωπίσει οικονομικά προβλήματα εάν μια εγκεκριμένη προσφορά διαρκεί μέσω του προϋπολογισμού, οπότε η μελέτη σκοπιμότητας αποτελεί σημαντικό μέρος της διαδικασίας αξιολόγησης.Οι έλεγχοι πραγματοποιούνται στα διαπιστευτήρια των υποψηφίων για να διασφαλιστεί ότι η εν λόγω επιχείρηση έχει τις απαραίτητες άδειες για τη διεξαγωγή του έργου και ότι τα εμπλεκόμενα άτομα έχουν τις δεξιότητες και τα απαραίτητα προσόντα για την ολοκλήρωση του έργου.ενώ οι τιμές των άλλων προσφορών εξετάζονται από την ομάδα των υπευθύνων λήψης αποφάσεων.Εάν οι όροι που προσφέρονται είναι συγκρίσιμοι, οι υπεύθυνοι λήψης αποφάσεων θα δέχονται συνήθως την λιγότερο δαπανηρή προσφορά.Σε ορισμένες περιπτώσεις, η οντότητα που απονέμει την προσφορά μπορεί να προβεί σε διαπραγματεύσεις με τους υποψήφιους προκειμένου να αποκτήσουν παραχωρήσεις τιμών.Η διαδικασία αξιολόγησης των προσφορών καταλήγει στα συμπεράσματά της μετά την ολοκλήρωση αυτών των διαπραγματεύσεων.Οι υποψήφιοι ενημερώνονται στη συνέχεια για την τελική απόφαση των πάνελ.