Τι είναι ένα πρότυπο πρότασης;

Ένα πρότυπο πρότασης είναι ένα έγγραφο που έχει σχεδιαστεί για να είναι ένα γενικό θεμέλιο εκκίνησης για οποιαδήποτε πρόταση.Ο σκοπός της ύπαρξης ενός προτύπου είναι να μειώσει την ποσότητα εργασίας που δαπανά ένας συγγραφέας πρότασης σε κάθε μεμονωμένη πρόταση διατηρώντας παράλληλα ορισμένα βασικά πρότυπα για γραφικά, κείμενο και διάταξη.Άλλα οφέλη για τη συνεργασία με ένα πρότυπο έναντι της εκκίνησης από το μηδέν περιλαμβάνουν τη διασφάλιση ότι τα κοινά τμήματα περιεχομένου δεν έχουν ξεχαστεί τυχαία, επιτρέποντας ενημερώσεις στα στατιστικά στοιχεία και το περιεχόμενο μπορούν να εκτελεστούν μόνο μία φορά στο πρότυπο και η δυνατότητα σχεδιασμού ενός προτύπου για να το βρείτεκαι να αντικαταστήσετε τους τύπους συντομεύσεων.

Ένα πρότυπο πρότασης περιλαμβάνει συνήθως τυποποιημένες ενότητες που παραμένουν τα ίδια από το έγγραφο σε έγγραφο, μερικές φορές ονομάζεται γλώσσα boilerplate.Για παράδειγμα, οι περιγραφές των υπηρεσιών μιας εταιρείας ή των τοποθεσιών γραφείου θα μπορούσαν να τυποποιηθούν.Οι προτάσεις περιλαμβάνουν επίσης συνήθως τμήματα που πρέπει να προσαρμόζονται για κάθε περίσταση, όπως τα τέλη ή τα τμήματα χρονικής γραμμής του έργου.Η χρήση προτύπων προτάσεων μπορεί επίσης να παράσχει την επιλογή να αναθεωρηθεί το βασικό έγγραφο από το βασικό νομικό, μάρκετινγκ ή προσωπικό διαχείρισης, ώστε να υπάρχει μεγάλη εμπιστοσύνη στο περιεχόμενο του προτύπου.Τα πρότυπα

είναι επίσης εργαλεία που μπορούν να χρησιμοποιήσουν οι επαγγελματίες μάρκετινγκ και πωλήσεων για να βεβαιωθούν ότι η εμφάνιση και η αίσθηση του εγγράφου τηρούν τα πρότυπα της εταιρείας.Τα πρότυπα πρότασης βοηθούν στην εξασφάλιση ότι οι βέλτιστες πρακτικές γραφής και γραφικών αντιπροσωπεύονται σε κάθε εξερχόμενο έγγραφο προτάσεων.Επιτρέπουν να δημιουργηθεί πρόταση από προσωπικό που δεν είναι επαγγελματίες συγγραφείς προτάσεων, υπό την προϋπόθεση ότι τα τμήματα περιεχομένου παρουσιάζονται σαφώς και απλά να γράφουν και το λογισμικό που χρησιμοποιείται για την παραγωγή προτάσεων είναι ευρύτατο.του χρόνου που αφιερώνεται στο στάδιο της γραφής και της σύνθεσης, αλλά μπορούν επίσης να βοηθήσουν στην εξοικονόμηση χρόνου και πόρων κατά τη διάρκεια του σταδίου αναθεώρησης.Όπως συμβαίνει με οποιοδήποτε έγγραφο, οι προτάσεις πρέπει πάντα να αναθεωρούνται για γραμματική, στυλ γραφής, συμμόρφωση με εταιρικά οπτικά πρότυπα και άλλες απαιτήσεις.Οι συντάκτες και οι αναθεωρητές πρέπει να ξοδεύουν μόνο χρόνο αναθεώρησης των προσαρμοσμένων τμημάτων μιας πρότασης εάν το έγγραφο προέρχεται από ένα πρότυπο που έχει ήδη αναθεωρηθεί και εγκριθεί.

Ένα πρότυπο πρότασης μπορεί να χρησιμοποιηθεί αντί του λογισμικού παραγωγής προτάσεων, αλλά πρέπει να υποβληθεί σε περιοδική αναθεώρησηγια να παραμείνει χρήσιμη και ενημερωμένη.Για το λόγο αυτό, συνιστάται τα πρότυπα προτάσεων να έχουν τα δικά τους ημερολόγια για τακτικές ενημερώσεις.Είναι επίσης σημαντικό όταν εργάζεστε με ένα πρότυπο πρότασης για να βεβαιωθείτε ότι η διαδικασία αναθεώρησης έχει σαφώς καθοριστεί για να βοηθήσει στη διατήρηση της ακρίβειας του.