Τι είναι η διαχείριση αποθεμάτων;

Γενικά, η διαχείριση αποθεμάτων αναφέρεται στη μέθοδο με την οποία οι επιχειρήσεις χειρίζονται απτά πόρους και υλικά προκειμένου να διασφαλιστεί ότι οι πόροι είναι άμεσα διαθέσιμοι για χρήση.Τα αποθέματα διαχειρίζονται γενικά χρησιμοποιώντας ένα σύστημα λίστας χαρτιού ή ένα σύστημα με δυνατότητα λογισμικού υπολογιστή.Χρησιμοποιώντας ένα σύστημα διαχείρισης αποθεμάτων, ένα νοικοκυριό μπορεί να αναμένει να διατηρήσει τις απαραίτητες προμήθειες στο χέρι, ενώ μια επιχείρηση μπορεί να χρησιμοποιήσει τους πόρους πιο αποτελεσματικά για να δημιουργήσει έσοδα.

Η απλούστερη μορφή διαχείρισης αποθεμάτων είναι η μέθοδος σκληρού αντιγράφου με την οποία διατηρείται μια λίστα με υλικά που χρησιμοποιούνται σε τακτική βάση.Όταν εισάγονται αντικείμενα, προστίθενται στη λίστα.Όταν οι προμήθειες λειτουργούν χαμηλά, γίνεται μια αγορά για την αναπλήρωση υλικών.Με αυτόν τον τρόπο, μπορεί να παρασχεθεί ανά πάσα στιγμή ένα τρέχον απόθεμα των σημαντικότερων υλικών.Αυτή η απλή μορφή διαχείρισης αποθεμάτων είναι χρήσιμη, ώστε τα υλικά να μπορούν να αγοραστούν σε κατάλληλες στιγμές όταν οι τιμές είναι χαμηλές και τίποτα κρίσιμο δεν τελειώνει ποτέ.

Μια άλλη δημοφιλής μορφή διαχείρισης αποθεμάτων είναι το σύστημα διαχείρισης αποθεμάτων που βασίζεται σε υπολογιστές.Καθώς συσσωρεύονται προμήθειες, ένα σύστημα διαχείρισης αποθεμάτων υπολογιστή μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να παρακολουθεί μεγάλες ποσότητες προϊόντων και υλικών.Κάθε φορά που ένα μεμονωμένο υλικό εισάγεται ή αφήνει το απόθεμα, το λογισμικό διαχείρισης αποθεμάτων κάνει τις προσαρμογές να αντιστοιχούν σε αυτές τις δραστηριότητες.

Ένα ηλεκτρονικό σύστημα απογραφής είναι επίσης χρήσιμο για την αξιολόγηση του κόστους που σχετίζονται με τη χρήση υλικών σε μεγάλη κλίμακα.Όταν συνδέεται με ένα κεντρικό λογιστικό σύστημα, το λογισμικό απογραφής υπολογιστών μπορεί εύκολα να υπολογίσει το μέσο κόστος ανά μονάδα.Μια μέθοδος απογραφής υπολογιστών αναφέρει επίσης τα μέσα έσοδα που παράγονται όταν τα υλικά χρησιμοποιούνται για την παραγωγή αγαθών που αγοράζονται και πωλούνται.

Ο πιο σημαντικός λόγος που χρησιμοποιούνται τα συστήματα απογραφής είναι η παρακολούθηση των προμηθειών έτσι ώστε τα προβλήματα αποθεμάτων να μπορούν να εντοπιστούν γρήγορα.Εάν τα υλικά είναι σε υψηλή ζήτηση, ένα σύστημα απογραφής θα επιτρέψει σε έναν οργανισμό να είναι στρατηγικό για το χειρισμό υλικών, κάνοντας προγραμματισμένες αγορές για να διατηρήσει τις προμήθειες στο χέρι και να μειώσει το απόβλητο των υλικών.Επιπλέον, πολλοί οργανισμοί υποχρεούνται να διατηρούν έναν κατάλογο αγαθών για φορολογικά και ασφαλιστικά.

Η κατοχή ενός συστήματος διαχείρισης αποθεμάτων που λειτουργεί καλά εξαρτάται από το μέγεθος του οργανισμού και τον τύπο των υλικών που πρόκειται να εντοπιστούν.Ενώ μια απλή μέθοδος απογραφής μπορεί να λειτουργήσει καλά για μια μικρή επιχείρηση.Για μεγάλους οργανισμούς με μεγάλο αριθμό προμηθειών, εξαρτημάτων ή υλικών στο χέρι, μπορεί να χρειαστεί ένα σύστημα απογραφής υπολογιστών για να συμβαδίσει με τη ζήτηση.Χωρίς ένα σαφές σύστημα για τη διατήρηση των επιπέδων αποθεμάτων σταθερά, μπορεί να προκύψουν προβλήματα που μπορεί να είναι δαπανηρά και ενοχλητικά.