Τι είναι η παρακολούθηση αποθεμάτων;

Η παρακολούθηση αποθεμάτων είναι η διαδικασία διατήρησης ενός συστήματος που δεν αντιμετωπίζει μόνο την προσθήκη στοιχείων σε ένα απόθεμα, αλλά και τυχόν εκταμιεύσεις από αυτό το υπάρχον απόθεμα.Η παρακολούθηση παρέχει επίσης κανονικά πληροφορίες που καθιστούν δυνατή την έγκαιρη ανανέωση του αποθέματος.Ο στόχος κάθε επιτυχημένης προσπάθειας παρακολούθησης είναι να διασφαλιστεί ότι το απόθεμα διατηρείται σε επίπεδο που βοηθά την επιχείρηση να επιτύχει τους στόχους της.Δεδομένου ότι υπάρχουν πολλοί διαφορετικοί τύποι αποθεμάτων, οι στρατηγικές που χρησιμοποιούνται ως μέρος της παρακολούθησης αποθεμάτων θα διαφέρουν από τη μία ρύθμιση στην άλλη.Για κάθε αγαθά που παράγονται πρόσφατα και προστίθενται στο συνολικό απόθεμα, καθώς και για την τεκμηρίωση τυχόν αποστολών αγαθών σε πελάτες που μειώνουν το συνολικό απόθεμα.Παραδοσιακά, αυτό περιλάμβανε τη διατήρηση λεπτομερών αρχείων παραγωγής που εφαρμόστηκαν σε μια λίστα αποθεμάτων που τρέχουν, καθώς και την αφαίρεση αγαθών που τραβήχτηκαν από το απόθεμα για να καλύψουν τις παραγγελίες πελατών.Σήμερα, το λογισμικό αποθέματος υπολογιστών καθιστά δυνατή τη σύνδεση άμεσα με τα συστήματα παραγωγής και παραγγελίας για την προσαρμογή του υπολοίπου των αποθεμάτων σε πραγματικό χρόνο, μια διαδικασία που βοηθά στη μείωση του περιθωρίου για σφάλματα με το υπόλοιπο των αποθεμάτων.

Τα αποθέματα πρώτων αποθεμάτων ή υλικών διατηρούνται επίσης χρησιμοποιώντας διάφορους τύπους μεθόδων παρακολούθησης αποθεμάτων.Εδώ, εστιάζεται στη λήψη των υλικών στο απόθεμα καθώς φτάνουν στο εργοστάσιο, ενώ παράλληλα αντιπροσωπεύουν τις πρώτες ύλες που εκδίδονται σε διάφορα τμήματα εντός του εργοστασίου όταν και ανάλογα με τις ανάγκες.Πολλές στρατηγικές για τη διατήρηση της απογραφής απαιτούν αναδιάταξη των πρώτων υλών όταν φθάνουν σε ένα συγκεκριμένο ελάχιστο επίπεδο.Αναφέρεται σε ορισμένους κύκλους ως παραγγελία με χρήση, αυτή η μέθοδος βοηθά να διασφαλιστεί ότι τα υλικά ζωτικά για τη λειτουργία του εργοστασίου είναι πάντα σε ετοιμότητα, με νέα υλικά που φτάνουν λίγο πριν εξαντληθούν οι υπάρχουσες αποθέματα.Εάν δομηθεί σωστά, η παραγγελία με βάση τη χρήση συμβάλλει στην πρόληψη ενός υψηλού αποθέματος που υπόκειται σε πρόσθετους φόρους, αλλά αποφεύγει επίσης το κόστος της πρέπει να κλείσει η λειτουργία προσωρινά λόγω έλλειψης υλικών.

Τα βασικά στοιχεία του σχεδιασμού αποθεμάτων μπορούν να προσαρμοστούν σε κάθε κατάσταση.Οι ίδιες γενικές αρχές που διέπουν τις προσπάθειες παρακολούθησης των αποθεμάτων ενός μεγάλου εργοστασίου παραγωγής μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν για τη δημιουργία αποτελεσματικών τρόπων διαχείρισης αποθεμάτων για ένα μικρό γραφείο.Οι πιο αποτελεσματικές στρατηγικές παρακολούθησης αποθεμάτων καθιστούν δυνατή τη λειτουργία με ένα σχετικά άπαχο απόθεμα που αναπληρώνεται εγκαίρως για να καλύψει τις ανάγκες της επιχείρησης, αλλά όχι μέχρι στιγμής τα αντικείμενα που κάθονται στα ράφια για μεγάλες χρονικές περιόδους.