Apa yang dilakukan koordinator kontrol dokumen?

Koordinator kontrol dokumen bertanggung jawab atas segala jenis dokumentasi yang mungkin digunakan perusahaan untuk melakukan operasi bisnis.Ini biasanya termasuk gambar dan diagram, catatan komputer, dan dokumen tertulis.Koordinator ini dapat menyiapkan sistem dokumentasi dan biasanya akan bertugas mengelola dan mengendalikannya.Dia juga mungkin bertanggung jawab untuk membuat prosedur untuk menggunakan sistem dan kemungkinan akan membantu orang lain menggunakan prosedur secara efektif.Koordinator kontrol dokumen sangat penting untuk keberhasilan departemen produksi, karena ia bertanggung jawab untuk membantu melacak perubahan dan peningkatan proyek.

Jenis dokumen yang perlu dilacak dan disimpan akan bervariasi dari industri ke industri.Bergantung pada jenis bisnis yang ia kerjakan, koordinator kontrol dokumen akan mengembangkan dan mengimplementasikan sistem untuk menyimpan dan mengambil dokumentasi apa pun yang diperlukan.Dia dapat mengumpulkan dan melacak file kertas, karya seni, dan cetak biru.Dia mungkin juga bertanggung jawab untuk mengendalikan faktur dan dokumen lain yang berkaitan dengan proyek tertentu di dalam perusahaan.Sistem ini mungkin di seluruh perusahaan, dalam hal ini koordinator akan memiliki beberapa departemen berbeda yang terlibat tergantung pada jenis dokumentasi.

Dalam proyek bisnis apa pun yang melibatkan pencatatan, beberapa departemen dan karyawan akan terlibat dalam membuat dan mendistribusikan informasi.Koordinator Kontrol Dokumen akan mengelola segala upaya untuk mengumpulkan dan mengontrol massa informasi ini dan setiap dokumen atau file komputer yang menyertainya.Ini akan membuat komunikasi yang efektif dengan departemen lain dan organisasi luar menjadi peran penting bagi siapa pun dalam pekerjaan ini.

Dokumen yang harus diawasi koordinator dapat berasal dari departemen perusahaan internal atau dari kontraktor luar dan pelanggan.Dia harus sering memverifikasi informasi dengan beberapa pengawas yang berbeda untuk memastikan bahwa dokumentasi itu akurat, dan dia mungkin bertugas mempersiapkan dan mendistribusikan salinan dokumen ke departemen dalam dan luar.Koordinator kontrol dokumen akan ditugaskan untuk melacak perubahan dalam pemodelan dan pembangunan produk, dan penyimpanan dan pengambilan dokumen untuk penilaian dan peninjauan.Selain itu, ia mungkin bertanggung jawab untuk menyajikan informasi kontrol dokumen kepada manajemen dan pelanggan.

Hari khas koordinator kontrol dokumen kemungkinan akan dihabiskan untuk mengatur, membuat katalog, dan melacak file kertas dan elektronik.Dia akan menghabiskan waktu berkoordinasi dengan orang lain di dalam perusahaannya sendiri, serta yang dari organisasi luar.Dia mungkin menghabiskan sebagian hari mengawasi dan melatih orang lain tentang kebijakan dan prosedur pengendalian dokumen.