Hva er de beste tipsene for oppbevaring av forretningsregister?

Selskaper som er store og små blir ofte møtt med utfordringen med å opprettholde et organisert forretningsoppholdssystem.Generelt holdes forretningsdokumenter opp til de fastsatte lokale eller regionale tidsbegrensninger.Å kjenne kravene til hva du skal beholde og hvor lenge anses som avgjørende for å ha et tilstrekkelig journalsystem.

Størrelsen på virksomheten bestemmer vanligvis dybden til et forretningsoppbevaringssystem.Noen av forretningsdokumentene som oppbevares inkluderer skatteinnleveringer og personellfiler.Finansielle poster som generelt opprettholdes av en virksomhet er driftsutgifter, kapitalkjøp, salgskvitteringer og eiendomsmidler.

En virksomhet bør bekrefte kravene til oppbevaring av forretningsregister som gjelder i jurisdiksjonen som regulerer virksomhetens industri.Krav i USA for skatterelaterte forretningsregistreringer er at forretningsdokumenter holdes i minst tre år.Noen inntektskrav kan nødvendiggjøre å føre økonomiske poster selv etter at den anbefalte tiden er utløpt.

Personalregister beholdes vanligvis i minst fire år.Disse og andre poster oppbevares på et sikkert sted, spesielt de som inneholder privat informasjon om tidligere og nåværende ansatte.Komplette poster over når lønnsskatt ble arkivert og betalt opprettholdes vanligvis.

I de fleste tilfeller føres økonomiske poster i minimum syv år.Uttalelser fra finansinstitusjoner, varelister og årlige resultatregnskap er noen av typene dokumenter som kan inkluderes.Å føre gode økonomiske poster kan minimere en virksomhets eksponering for juridiske forhold.

Bedrifter kan også oppleve at det er gunstig å ha et rensingssystem for å bli kvitt gamle eller irrelevante forretningsdokumenter.En policy for et forretningsoppbevaringssystem kan bidra til å effektivisere prosessen og sikre at alle ansatte følger samme praksis.Dette er generelt en pågående del av prosessen for å opprettholde tilstrekkelige forretningsregister.

Det er vanligvis en god idé å ha tilstrekkelig lagringsplass hvis forretningsdokumenter holdes på stedet.Det er også en generell praksis å føre en elektronisk fil med forretningsregister.På den måten er relevante dokumenter fremdeles tilgjengelige, og virksomheten kan unngå en nedleggelse i tilfelle brann eller annen katastrofe ødelegger papirforretningsdokumenter.

De fleste virksomheter kan velge å bruke et Records Storage Management Company.Dette har potensialet til å frigjøre organisasjonens tid til å fokusere på forretningsrelaterte spørsmål, snarere enn styring av oppbevaring av forretningsregister.Eventuelle bekymringer for å outsourcere forretningsoppbevaringssystemet kan reduseres.Et anerkjent selskap vil generelt skissere sine sikkerhetsfunksjoner og praksis for å opprettholde forretningsdokumenter.