Πώς μπορώ να επιλέξω το καλύτερο λογισμικό διαχείρισης έργου και χρόνου;

Η επιλογή του καλύτερου λογισμικού διαχείρισης έργων και διαχείρισης χρόνου απαιτεί μια μικρή έρευνα, αλλά τα καλύτερα εργαλεία θα βοηθήσουν στον εξορθολογισμό των διαδικασιών που εμπλέκονται στη διαχείριση ενός έργου και να σας βοηθήσουν να χρησιμοποιήσετε πιο αποτελεσματικά το χρόνο σας.Ακριβώς επειδή το πρόγραμμά σας είναι περίπλοκο δεν σημαίνει ότι πρέπει να είναι το λογισμικό διαχείρισης του έργου και του χρόνου σας.Μερικά από τα καλύτερα προγράμματα είναι τα απλούστερα που προσφέρουν όλα τα απαραίτητα χαρακτηριστικά και λειτουργίες.Η διαχείριση ενός χρονοδιαγράμματος γεμάτη με έργα μπορεί να είναι ήδη πολύπλοκη και η χρήση νέου λογισμικού διαχείρισης που είναι δύσκολο να κυριαρχήσει δεν έχει νόημα.Μερικοί άνθρωποι προτιμούν μια ηλεκτρονική εφαρμογή ιστού σε πραγματικό χρόνο που επιτρέπει σε πολλούς χρήστες να έχουν πρόσβαση σε διάφορα εργαλεία διαχείρισης χρόνου και έργων.Αυτές οι ηλεκτρονικές εφαρμογές λογισμικού διαχείρισης έργων και διαχείρισης χρόνου μπορούν επίσης να προσφέρουν πρόσβαση σε διαφορετικά επίπεδα επιλογών και χαρακτηριστικών.Για παράδειγμα, ένας εξωτερικός πωλητής μπορεί να έχει περιορισμένη πρόσβαση σε μια ηλεκτρονική εφαρμογή, ενώ ένας εργαζόμενος μπορεί να έχει μεγαλύτερη πρόσβαση.Οι διαχειριστές, οι επόπτες και τα ανώτερα στελέχη του επιπέδου ενδέχεται να απαιτούν πλήρη πρόσβαση σε όλους τους τομείς μιας διαδικτυακής αίτησης έργου και διαχείρισης χρόνου.

Ένα χρήσιμο χαρακτηριστικό του καλού χρόνου και του λογισμικού διαχείρισης έργων είναι η δυνατότητα για την εκτέλεση ορισμένων καθηκόντων ή λειτουργιών αυτόματα.Ορισμένα προγράμματα θα αρχίσουν πραγματικά το χρόνο καταγραφής όταν ένας υπολογιστής είναι ενεργοποιημένος στην αρχή μιας ημέρας.Ένα άλλο χρήσιμο χαρακτηριστικό είναι μια λειτουργία εμφάνισης ή αναθεώρησης.Αυτή η λειτουργία επιτρέπει σε έναν χρήστη να βλέπει όλο το χρόνο που δαπανάται σε διάφορα καθήκοντα, συναντήσεις και έργα καθ 'όλη τη διάρκεια της ημέρας.Τα δεδομένα χρονοδιαγράμματος μπορούν να αναλυθούν για να βοηθήσουν στη χρήση του διαθέσιμου χρόνου και των πόρων πιο αποτελεσματικά.Τα προγράμματα με αυτή τη λειτουργία βοηθούν επίσης στην οργάνωση και την κατηγοριοποίηση των πληροφοριών κατά την ώρα, την ημέρα, την εβδομάδα, το μήνα ή το έτος, παρέχοντας εξαιρετικά χρήσιμες πληροφορίες για τη χρέωση, την κατανομή των πόρων, τον προγραμματισμό.δημιουργώντας μια πιο διαφανή διαδικασία που μπορεί να προσεγγιστεί από όλα τα μέλη της ομάδας που συμμετέχουν σε ένα συγκεκριμένο έργο.Μια εφαρμογή διαχείρισης έργου και χρόνου που επιτρέπει και ακόμη και ενθαρρύνει τη συνεργασία μεταξύ όλων των εμπλεκόμενων μερών είναι μια βασική απαίτηση.Άλλα βασικά χαρακτηριστικά και λειτουργίες που πρέπει να αναζητήσουν είναι η ικανότητα των χρηστών να εκχωρούν και να παρακολουθούν τα δικά τους συγκεκριμένα καθήκοντα ή τα καθήκοντα των άλλων, να παρέχουν ένα χρονοδιάγραμμα έργου μαζί με τις σχετικές προθεσμίες ή ορόσημα, να εντοπίσουν πιθανό κίνδυνο και να παρέχουν πλήρη άποψη του πεδίου εφαρμογήςοποιουδήποτε δεδομένου έργου.Ο απώτερος στόχος ανά πάσα στιγμή και λογισμικό διαχείρισης έργων πρέπει να είναι η διατήρηση των ανθρώπων σε εργασία, σε στενή επικοινωνία και να παρέχει πρόοδο σε πραγματικό χρόνο για όλα τα εμπλεκόμενα μέρη.