Τι είναι το λογισμικό εσωτερικού ελέγχου;

Το λογισμικό εσωτερικού ελέγχου είναι ένα πρόγραμμα υπολογιστή ή μια εφαρμογή που μπορεί να χρησιμοποιήσει μια εταιρεία για την αναθεώρηση των οικονομικών πληροφοριών.Οι λογιστές της εταιρείας είναι συνήθως οι κύριοι χρήστες αυτού του προγράμματος, αν και η ανώτερη διοίκηση της εταιρείας μπορεί επίσης να έχει πρόσβαση.Πολλές εφαρμογές λογισμικού εσωτερικού ελέγχου επιτρέπουν στους χρήστες να παρακολουθούν ελέγχους, να συλλέγουν πληροφορίες που απαιτούνται για τη διεξαγωγή έρευνας πεδίου, να αναθεωρήσουν τα μηχανογραφημένα μονοπάτια ελέγχου, να εφαρμόσουν ελέγχους και να αναθεωρήσουν τις πολιτικές ελέγχου κατά των εθνικών λογιστικών προτύπων.Οι μεγάλοι οργανισμοί θα χρησιμοποιούν συχνά αρκετούς λογιστές των οποίων η αποκλειστική ευθύνη είναι να ελέγξουν τις οικονομικές πληροφορίες και τα δεδομένα της εταιρείας. Οι εταιρείες μπορούν να διεξάγουν εσωτερικούς ελέγχους όσο συχνά επιθυμούν.Οι δημόσιες εταιρείες ενδέχεται να έχουν απαιτήσεις που οδηγούν σε τριμηνιαία εσωτερικούς ελέγχους από εσωτερικούς ή εξωτερικούς ελεγκτές.Η χρήση λογισμικού εσωτερικού ελέγχου επιτρέπει στις εταιρείες να δημιουργούν ψηφιακό αρχείο για κάθε έλεγχο.Οι εταιρείες μπορούν να απαριθμήσουν τα άτομα που μπορούν να έχουν πρόσβαση στις πληροφορίες, μαζί με τους υπεύθυνους για την ολοκλήρωση ορισμένων καθηκόντων ή δραστηριοτήτων.Οι εσωτερικοί ελεγκτές ενδέχεται επίσης να χρειαστεί να μεταφορτώσουν τα έγγραφα πεδίου ή άλλα αντικείμενα που δοκιμάστηκαν στο πρόγραμμα λογισμικού για να δώσουν στην ανώτερη διαχείριση τη δυνατότητα να επανεξετάζουν τα χαρτιά ελέγχου.Όταν χρησιμοποιείται παράλληλα με άλλα προγράμματα λογισμικού στην εταιρεία, όπως η λογιστική, η χρηματοδότηση ή η γενική διαχείριση, οι ελεγκτές μπορούν να δημιουργήσουν αναφορές που αναγράφουν τις οικονομικές πληροφορίες που θα αναθεωρήσουν οι ελεγκτές.Η χρήση ενός ολοκληρωμένου συστήματος λογισμικού ελέγχου μπορεί να εξοικονομήσει άφθονα ποσά χρόνου, καθώς οι ελεγκτές μπορούν να αφιερώσουν περισσότερο χρόνο στην πραγματικότητα αναθεωρώντας τις πληροφορίες αντί να συγκεντρώσουν τα απαραίτητα δεδομένα.Κατά τη διάρκεια αυτής της διαδικασίας συλλογής πληροφοριών, οι ελεγκτές μπορούν επίσης να αναθεωρήσουν τα ηλεκτρονικά μονοπάτια ελέγχου.Αυτό το μονοπάτι αναφέρει όλους τους χρήστες που έχουν πρόσβαση σε πληροφορίες και πραγματοποίησαν αλλαγές στο λογιστικό σύστημα, το οποίο αποτελεί απαραίτητο μέρος της διαδικασίας ελέγχου.

Όταν χρησιμοποιείτε λογισμικό εσωτερικού ελέγχου, οι εταιρείες μπορούν να ορίσουν εσωτερικούς ελέγχους που περιορίζουν την ικανότητα των χρηστών να έχουν πρόσβαση ή να αλλάξουνπληροφορίες.Οι περισσότερες εταιρείες πρέπει να διαχωρίσουν τα λογιστικά τους καθήκοντα σε διάφορους υπαλλήλους.Ένα ηλεκτρονικό σύστημα λογισμικού επιτρέπει στους διαχειριστές λογιστικών και εποπτών να περιορίσουν τον αριθμό των μονάδων ή των δραστηριοτήτων που μπορεί να ολοκληρώσει ένα άτομο στο σύστημα λογισμικού της εταιρείας.Οι ελεγκτές θα δοκιμάσουν συχνά αυτά τα ηλεκτρονικά στοιχεία ελέγχου για να διασφαλίσουν ότι η εταιρεία έχει διαχωρίσει με ακρίβεια τα λογιστικά καθήκοντα. Οι εταιρείες μπορεί επίσης να είναι σε θέση να εφαρμόσουν τις οδηγίες λογιστικής ή ελέγχου στο λογισμικό εσωτερικού ελέγχου.Αυτό επιτρέπει την άμεση σύγκριση των λογιστικών οδηγιών της εταιρείας με τα εθνικά λογιστικά πρότυπα.Η διατήρηση ενός ηλεκτρονικού αντιγράφου των προηγούμενων εσωτερικών ελέγχων επιτρέπει επίσης στην εταιρεία να διαπιστώσει εάν γίνεται όλο και χειρότερη με όρους ή λογιστικές διαδικασίες.Οι εξωτερικοί ελεγκτές που χρειάζονται αναθεώρηση αυτών των πληροφοριών μπορούν επίσης να έχουν πρόσβαση στο λογισμικό για περισσότερους επίσημους ελέγχους.