Τι κάνει ένας εκπαιδευόμενος ελεγκτής;

Ένας εκπαιδευόμενος ελεγκτής χρησιμεύει ως βοηθός σε αδειοδοτημένους ή πιστοποιημένους ελεγκτές ή εκπαιδευόμενους ανώτερου επιπέδου, μαθαίνοντας πώς να εκτελέσει βασικές εργασίες ελέγχου, όπως εξετάζοντας ελέγχους.Με ορισμένες εξαιρέσεις, όπως η προσφορά επίσημων αποτελεσμάτων ελέγχου, ο εκπαιδευόμενος κάνει ακριβώς την ίδια εργασία που κάνει ένας τακτικός ελεγκτής.Απλά δεν μπορεί να το κάνει χωρίς εποπτεία.

Μία από τις βασικές δεξιότητες που μαθαίνει ένας εκπαιδευόμενος ελεγκτής είναι να προσδιορίσει τα αρχεία, τους ελέγχους ή τις δραστηριότητες που χρειάζονται έρευνα και δοκιμές βάσει του πεδίου εφαρμογής του ελέγχου.Για παράδειγμα, ένας εκπαιδευόμενος φορολογούμενου θα μπορούσε να μάθει συγκεκριμένα φορολογικά έντυπα για να ζητήσει από τους πελάτες.Αυτό είναι θεμελιώδες για τη διαδικασία ελέγχου, διότι παρέχει πολλές από τις πληροφορίες που χρησιμοποιεί ο ελεγκτής για ανάλυση και συστάσεις.Καθώς ο εκπαιδευόμενος μαθαίνει ποια αρχεία και δραστηριότητες είναι σχετικές, μαθαίνει επίσης πώς να οργανώνει τα αποκτηθέντα δεδομένα για ανασκόπηση.

Μερικές φορές ο μόνος τρόπος για να κατανοήσουμε πραγματικά πώς λειτουργεί μια επιχείρηση είναι να πάει εκεί και να παρατηρήσει.Σε αυτές τις περιπτώσεις, ένας εκπαιδευόμενος ελεγκτής ταξιδεύει με ελεγκτή ανώτερου επιπέδου στην εταιρεία.Ο ελεγκτής ανώτερου επιπέδου εξηγεί πώς πρέπει να παρατηρήσει ο εκπαιδευόμενος και τι να αναζητήσει στις επιχειρήσεις της εταιρείας.Ο εκπαιδευόμενος μπορεί να σημειώνει τι βλέπει και πώς μπορεί να συμβάλει στην επιτυχία ή την αποτυχία των στόχων της εταιρείας.Για παράδειγμα, οι ελεγκτές συμμετέχουν σε μια προκαταρκτική συνάντηση με έναν πελάτη για να διευκρινίσουν το πεδίο ελέγχου, πώς και πότε θα πραγματοποιηθεί ο έλεγχος και ποιοι πόροι θα είναι διαθέσιμοι.Ομοίως, κατά τη διάρκεια της διαδικασίας συλλογής δεδομένων, οι ελεγκτές πρέπει μερικές φορές να συνεννοηθούν με ορισμένους ανθρώπους για να επαληθεύσουν τις πληροφορίες, να δοκιμάσουν τους ελέγχους ή να κάνουν διευκρινίσεις.Ένας εκπαιδευόμενος ελεγκτής έρχεται έτσι με τον ελεγκτή σε αυτές τις συναντήσεις και συνεντεύξεις, συμμετέχοντας με την καθοδήγηση του ελεγκτή και, ει δυνατόν, απαντώντας σε ερωτήσεις.

Οι ελεγκτές ανώτερου επιπέδου δείχνουν στους εκπαιδευόμενους ελεγκτών πώς να αναλύσουν όλες τις πληροφορίες που συλλέγουν.Έχοντας σαφείς στόχους ελέγχου βοηθά τον εκπαιδευόμενο να κατανοήσει ποια δεδομένα μπορεί να είναι σχετικά και τι δεν είναι ιδιαίτερα χρήσιμο.Οι εκπαιδευόμενοι αυξάνουν επίσης τις δεξιότητές τους αντικειμενικότητας, βελτιώνοντας τις αναλύσεις τους να είναι απαλλαγμένες από προσωπικές απόψεις και να επικεντρώνονται αποκλειστικά στα δεδομένα.

Ένα βασικό μέρος οποιουδήποτε ελέγχου είναι η σύνταξη μιας επίσημης έκθεσης ελέγχου.Αυτό το έγγραφο περιέχει τα ευρήματα του ελέγχου και τις προτάσεις του ελεγκτή.Ο ελεγκτής το παρουσιάζει και το συζητά με τον πελάτη επίσημα.Η μορφή είναι προβλέψιμη, αλλά η έκθεση πρέπει να είναι σαφής και συνοπτική.Οι εκπαιδευόμενοι του ελέγχου βοηθούν τους ελεγκτές να σχεδιάσουν αυτές τις εκθέσεις, με τους ελεγκτές να παρέχουν συμβουλές τόσο για τη γραμματική όσο και για το περιεχόμενο.Η ανασκόπηση της προηγούμενης τεκμηρίωσης ελέγχου βοηθά τον εκπαιδευόμενο να καταλάβει τι θα πρέπει να πει μια καλή αναφορά και τον τόνο που πρέπει να έχει.

Όλοι οι ελεγκτές έχουν την ευθύνη να ολοκληρώσουν έναν έλεγχο εγκαίρως.Έτσι, οι εκπαιδευόμενοι του ελέγχου βοηθούν τους ελεγκτές ανώτερου επιπέδου να δημιουργήσουν ένα ρεαλιστικό πρόγραμμα ελέγχου με τον πελάτη.Μπορούν να στείλουν ευγένεια αλληλογραφία ή να κάνουν γρήγορες τηλεφωνικές κλήσεις για να υπενθυμίσουν στον πελάτη να προσεγγίσει τις εκδηλώσεις ελέγχου, τις ανάγκες ή τις προθεσμίες.Στο τέλος του ελέγχου, ο εκπαιδευόμενος μπορεί να σχεδιάσει και να στείλει την αλληλογραφία κλεισίματος, να ρυθμίσει ελέγχους παρακολούθησης ή να αρχειοθετήσει όλα τα σχετικά έγγραφα, συμπεριλαμβανομένης της απάντησης του πελάτη στην έκθεση ελέγχου.