Qu'est-ce qu'un document de collection?

Un document de collecte accompagne un envoi détaillant les informations essentielles et les obligations de paiement associées.Ces documents fournissent une liste de tout dans l'envoi, avec des notes spéciales si nécessaire, et le total du dû.Cela peut inclure les coûts pour les produits ainsi que les frais d'expédition et de manutention.Les acheteurs et les vendeurs peuvent faire référence à leurs dossiers pour confirmer qu'ils correspondent lors de la soumission des paiements et de l'exécution d'autres activités.Les numéros de référence uniques leur permettent de communiquer sur les litiges et autres problèmes.

Les acheteurs reçoivent une copie du document de collecte avec l'expédition.Il détaille généralement les coordonnées complètes de l'acheteur et du vendeur, ainsi que ce qui était dans l'envoi.Si le vendeur devait faire des substitutions ou mettre des produits en arrière, cela peut être noté dans la documentation.La loi peut exiger d'autres divulgations, y compris les conditions de paiement.De nombreuses entreprises utilisent des formulaires standardisés pour s'assurer que toutes les informations légalement requises seront présentes.

La documentation informe les acheteurs du montant du dû et fournit des informations sur la date limite et où la soumettre.Ils peuvent également agir comme preuve formelle de transfert de propriété.En acceptant le document d'expédition et de collecte, l'acheteur accepte également de payer.S'il y a un problème avec l'envoi, l'acheteur peut avoir besoin de déposer une réclamation dans un délai fixé pour se qualifier pour une compensation, comme une réduction de la facture pour refléter le fait que l'envoi n'était pas complet.Acheteurs et vendeurs, d'autres parties peuvent également vouloir voir ce document.Les acheteurs qui prévoient d'utiliser une ligne de crédit pour le paiement, par exemple, peuvent devoir soumettre le document de collecte pour prouver que l'envoi s'est produit et fournir des documents.Du point de vue de la banque, cela peut être important si l’acheteur tente plus tard de contester le paiement.De même, les représentants de l'assurance peuvent demander des copies, tout comme les inspecteurs de l'expédition, qui ont besoin de documentation sur ce qui passe par leurs ports.

Ces formulaires sont souvent produits en plusieurs copies pour permettre aux vendeurs de conserver leurs copies tout en offrant aux acheteurs des multiples pour les dossiers, la soumission avecpaiement et appels d'offres aux agences de réglementation, si nécessaire.Les acheteurs doivent s'assurer que les copies de document de collecte qu'ils reçoivent sont exactes et complètes, avec toutes les informations nécessaires.S'il y a des écarts, ils peuvent en soulever avec les vendeurs.Il est conseillé de conserver ces documents pour fournir une preuve de la transaction en cas de litiges concernant la propriété, le paiement, la responsabilité fiscale et d'autres problèmes.