Vad är ett samlingsdokument?

Ett insamlingsdokument åtföljer en leverans som beskriver väsentlig information och tillhörande betalningsförpliktelser.Sådana dokument tillhandahåller en lista över allt i sändningen, med särskilda anteckningar om det behövs och det totala förfallna.Detta kan inkludera kostnaderna för produkterna tillsammans med frakt- och hanteringsavgifter.Köpare och säljare kan hänvisa till sina poster för att bekräfta att de matchar när de skickar in betalningar och utför andra aktiviteter.Unika referensnummer gör det möjligt för dem att kommunicera om tvister och andra frågor.

Köpare får en kopia av insamlingsdokumentet med leveransen.Den beskriver vanligtvis hela kontaktinformationen för köparen och säljaren, tillsammans med vad som fanns i leveransen.Om säljaren behövde göra ersättningar eller sätta produkter på beställning kan detta noteras i dokumentationen.Lagen kan kräva andra upplysningar, inklusive betalningsvillkor.Många företag använder standardiserade formulär för att säkerställa att all lagligt obligatorisk information kommer att finnas.

Dokumentation informerar köpare hur mycket pengar som ska betalas och ge information om tidsfristen och var de ska lämna in den.De kan också fungera som ett formellt bevis på överföring av ägande.Genom att acceptera leverans- och insamlingsdokumentet samtycker köparen också att betala.Om det finns ett problem med leveransen kan köparen behöva lämna in en anspråk inom en viss tidsperiod för att kvalificera sig för ersättning, som en minskning av räkningen för att återspegla det faktum att leveransen inte var fullständig.Köpare och säljare, andra parter kanske också vill se detta dokument.Köpare som planerar att använda en kredit för betalning, till exempel, kan behöva lämna in samlingsdokumentet för att bevisa att leveransen inträffade och tillhandahåller dokumentation.Ur bankens perspektiv kan detta vara viktigt om köparen senare försöker bestrida betalningen.På samma sätt kan försäkringsrepresentanter begära kopior, liksom fraktinspektörer, som behöver dokumentation om vad som passerar genom sina hamnar.

Sådana formulär produceras ofta i flera kopior för att låta säljare behålla sina kopior samtidigt som köpare ger multiplar för poster, inlämning medBetalning och anbud till tillsynsmyndigheter, om det behövs.Köpare bör se till att samlingsdokumentkopiorna de får är korrekta och fullständiga, med all nödvändig information.Om det finns avvikelser kan de ta upp detta med säljarna.Att behålla sådana dokument rekommenderas att tillhandahålla bevis på transaktionen i händelse av tvister om ägande, betalning, skatteskuld och andra frågor.