Apa yang dilakukan asisten pendukung program?

Asisten pendukung program memberikan dukungan administratif dan klerikal yang komprehensif dalam konteks program yang disponsori oleh organisasi atau lembaga.Biasanya, asisten pendukung program akan menyediakan berbagai layanan dukungan klerikal rutin, seperti mengelola korespondensi, membuat pengaturan perjalanan, dan memelihara file.Selain itu, bagaimanapun, asisten pendukung juga dapat memikul tanggung jawab untuk mengelola komunikasi dengan klien, rekrutmen, atau pihak lain di luar program.Selain itu, ia mungkin bertanggung jawab untuk menulis brosur, buletin, dan laporan.Dalam banyak kasus, asisten pendukung program juga mungkin diminta untuk memiliki pengetahuan komputer yang luas, karena ia mungkin bertanggung jawab untuk memelihara file dan spreadsheet program dan untuk melakukan penelitian yang signifikan.Tanggung jawab yang tepat biasanya akan bervariasi oleh pemberi kerja dan asisten pengetahuan dan keterampilan.

Banyak organisasi pemerintah dan swasta mensponsori berbagai program yang mungkin memerlukan layanan karyawan yang berdedikasi.Sementara program yang tidak memiliki dana yang signifikan dapat mewajibkan karyawan untuk melakukan pekerjaan administrasi dan klerikal mereka sendiri, dalam beberapa kasus ada cukup uang dalam anggaran untuk mempekerjakan asisten pendukung program.Kualifikasi untuk posisi ini akan bervariasi oleh organisasi perekrutan, tetapi banyak manajer perekrutan lebih suka mempekerjakan asisten dengan pengalaman yang signifikan dalam pekerjaan administrasi, kesekretariatan, atau klerikal.Selain itu, asisten pendukung program mungkin diminta untuk memiliki pengalaman bekerja dengan berbagai jenis perangkat lunak kantor, dan dalam beberapa kasus mungkin juga perlu memiliki pemahaman yang baik tentang berbagai database.Departemen dapat mengandalkan asisten pendukung program untuk melakukan sejumlah besar penulisan dan penelitian, yang mungkin berarti bahwa manajer perekrutan akan ingin asisten memegang gelar sarjana.

Dalam beberapa konteks, asisten pendukung program juga dapat terlibat dalammelatih karyawan program maupun klien.Karena asisten biasanya akan memiliki pengetahuan yang signifikan tentang operasi dan tujuan program, asisten pendukung dapat dipanggil untuk menghasilkan materi pelatihan dan mengarahkan karyawan dan klien baru dengan kebijakan dan prosedur program.Dalam situasi di mana program membutuhkan pendanaan tambahan, kepegawaian, atau jenis dukungan lainnya, asisten dapat diminta untuk memberikan masukan tentang kebutuhan program dan juga dapat diminta untuk menyusun dokumentasi dan penelitian yang dapat ditambahkanUntuk permintaan dukungan.

Dalam banyak kasus, asisten pendukung program mungkin memiliki tanggung jawab yang luas di bidang perjalanan dan manajemen acara.Dengan demikian, seringkali dapat membantu bagi asisten untuk memiliki pengetahuan tentang pilihan perjalanan lokal dan perencanaan acara.Asisten pendukung mungkin diminta untuk membuat pengaturan untuk tiket pesawat untuk para tamu serta akomodasi transportasi dan hotel lokal.Selain itu, dia juga diminta untuk bekerja dengan manajer ruang pertemuan lokal untuk memastikan bahwa konferensi berjalan dengan lancar.