Bagaimana cara menulis surat penggantian?

Juga dikenal sebagai permintaan surat penggantian, surat penggantian adalah dokumen yang mengutip situasi keuangan tertentu yang ada antara dua pihak, dan mengidentifikasi kebutuhan bagi salah satu pihak untuk menerima penggantian semua atau sebagian dari kontribusi keuangan yang dibuatsebagai bagian dari transaksi keuangan.Kandungan surat yang sebenarnya mungkin agak informal, atau mungkin sangat rinci dan formal, tergantung pada keadaan di sekitar transaksi.Ada daftar inti item untuk ditangani dalam teks surat, termasuk memberikan informasi pengidentifikasian mengenai transaksi dalam pertanyaan, jumlah penggantian yang diminta, dan jenis syarat pembayaran yang dianggap dapat diterima.

Dengan sebagian besar surat penggantiFormat, tugas pertama adalah mengidentifikasi alasan penggantian.Misalnya, jika anggota klub kesehatan telah mengajukan pembayaran untuk keanggotaan setahun dan harus pindah untuk bekerja menjelang akhir kuartal pertama tahun itu, ia dapat memberi tahu klub tentang perubahan status ini.Dengan asumsi syarat dan ketentuan keanggotaan memungkinkan penggantian sebagian biaya keanggotaan karena relokasi anggota, asalkan data ini membantu untuk mencatat bahwa situasi khusus ini tercakup dan semacam penggantian kembali.

Bersama dengan menyatakan alasan permintaan tersebut, surat penggantian juga harus mengidentifikasi jumlah penggantian yang diantisipasi.Ini memungkinkan penerima kesempatan untuk memeriksa ulang angka dan menentukan apakah jumlah itu benar.Dengan asumsi kedua belah pihak menafsirkan ketentuan perjanjian di antara mereka secara akurat, kesopanan ini hanya membantu menyampaikan pemahaman bahwa setiap orang yang terlibat memiliki tingkat harapan yang sama.

Komponen kunci ketiga dalam surat penggantian apa pun adalah mengidentifikasi metode yang dapat diterima untuk memberikan penggantian itu kepada pihak yang meminta.Pengirim dapat meminta pembayaran dalam bentuk cek, kredit yang dikeluarkan ke rekening kartu kredit, atau transfer dana elektronik ke rekening banknya.Ini sering membantu mempercepat pembayaran, karena tidak perlu mengeluarkan komunikasi tambahan untuk menentukan bagaimana pembayaran harus diproses.

Setelah surat penggantian telah dikirim dan diterima, banyak bisnis akan merespons dengan pengakuan permintaan tersebutdan garis besar kapan pembayaran penggantian akan dikeluarkan.Biasanya, jumlah penggantian akan dicatat dalam respons, sehingga memungkinkan untuk mengetahui persis berapa banyak yang akan diganti melalui cek, kredit, atau transfer dana.Dengan asumsi jumlah yang diminta dan jumlah yang disetujui sama, transaksi dianggap selesai setelah pembayaran telah ditenderkan.