Làm cách nào để viết một lá thư hoàn trả?

còn được gọi là yêu cầu thư hoàn trả, thư hoàn trả là một tài liệu trích dẫn một tình huống tài chính cụ thể tồn tại giữa hai bên và xác định sự cần thiết của một trong những bên đó để nhận được khoản bồi hoàn cho tất cả hoặc một phần của khoản đóng góp tài chính được thực hiệnLà một phần của giao dịch tài chính.Nội dung thực tế của bức thư có thể có phần không chính thức, hoặc nó có thể rất chi tiết và chính thức, tùy thuộc vào các trường hợp xung quanh giao dịch.Có một danh sách cốt lõi của các mục để giải quyết trong văn bản của thư, bao gồm cung cấp thông tin nhận dạng liên quan đến giao dịch trong các câu hỏi, số tiền hoàn trả được yêu cầu và loại điều khoản thanh toán được coi là chấp nhận được.Định dạng, nhiệm vụ đầu tiên là xác định lý do hoàn trả.Ví dụ, nếu một thành viên của một câu lạc bộ sức khỏe đã trả lương cho một năm thành viên của một năm và phải di dời để làm việc vào cuối quý đầu tiên của năm đó, anh ấy hoặc cô ấy có thể thông báo cho câu lạc bộ về sự thay đổi về tình trạng này.Giả sử các điều khoản và điều kiện thành viên cho phép hoàn trả một phần phí thành viên do di dời thành viên, cung cấp dữ liệu này giúp lưu ý rằng tình huống cụ thể này được bảo hiểm và một số khoản bồi hoàn là do.

Cùng với việc nêu các lý do cho yêu cầu, một lá thư hoàn trả cũng nên xác định số tiền dự kiến của khoản hoàn trả.Điều này cho phép người nhận có cơ hội kiểm tra kỹ các số liệu và xác định xem số tiền đó có đúng không.Giả sử cả hai bên đang diễn giải các quy định của thỏa thuận giữa họ một cách chính xác, điều này lịch sự chỉ đơn giản là giúp truyền đạt sự hiểu biết rằng mọi người liên quan đều có cùng mức độ mong đợi.Một thành phần khóa thứ ba trong bất kỳ thư hoàn trả nào là xác định các phương pháp chấp nhận được để cung cấp khoản bồi hoàn đó cho bên yêu cầu.Người gửi có thể yêu cầu thanh toán dưới dạng séc, tín dụng được cấp cho tài khoản thẻ tín dụng hoặc chuyển tiền điện tử vào tài khoản ngân hàng của mình.Điều này thường giúp đẩy nhanh việc thanh toán, vì không cần phải phát hành thêm thông tin liên lạc để xác định cách xử lý thanh toán.và một phác thảo khi thanh toán, việc hoàn trả sẽ được ban hành.Thông thường, số tiền hoàn trả sẽ được ghi nhận trong phản hồi, cho phép có thể biết chính xác số tiền sẽ được hoàn trả bằng cách kiểm tra, tín dụng hoặc chuyển tiền.Giả sử số tiền được yêu cầu và số tiền được phê duyệt là như nhau, giao dịch được coi là hoàn tất sau khi khoản thanh toán đã được đấu thầu.