Ano ang ginagawa ng isang coordinator ng talaan?

Ang isang coordinator ng talaan ay isang tao na nag -aayos at namamahala ng alinman sa mga file ng papel, mga elektronikong file o pareho.Ang mga indibidwal na ito ay karaniwang ginagamit ng mga institusyon ng gobyerno, unibersidad o pasilidad ng medikal.Upang maisagawa nang epektibo ang trabahong ito, ang isang record coordinator ay dapat na lubos na naayos at mapanatili ang pagiging kompidensiyal.Ang ilang mga karaniwang tungkulin sa trabaho na nauugnay sa posisyon na ito ay kinabibilangan ng mga form ng pag -file, pag -access ng mga form para sa mga indibidwal, pangangasiwa ng mga subordinates, pagkuha ng mga kinakailangang data para sa mga ulat at paglikha ng mga ulat.Sa bawat oras na ang isang form ay kailangang mai -archive, nasa sa kanya upang maiuri ito at ilagay ito sa naaangkop na lugar.Ang tungkulin na ito ay nangangailangan ng isang coordinator ng mga talaan na maayos at magkaroon ng isang masusing kaalaman sa mga talaan na pinapanatili niya.Bilang karagdagan, kakailanganin niyang patuloy na ayusin ang mga talaan upang matiyak na ang lahat ng mga form ay nasa tamang lokasyon.Sa ilang mga kaso, maaaring kailanganin din niyang paminsan -minsan na sirain ang ilang mga tala, tulad ng mga ligal na dokumento, pagkatapos ng isang itinalagang tagal ng panahon.

Ang pag -access sa mga talaan para sa mga indibidwal ay isang malaking bahagi din ng trabahong ito.Halimbawa, kung nagtatrabaho siya sa isang unibersidad, maaaring kailanganin niyang hanapin ang mga talaan ng mag -aaral upang mangalap ng impormasyon.Kung nagtatrabaho siya sa isang institusyon ng gobyerno, maaaring kailanganin niyang ma -access ang mga ligal na dokumento.Ang aspetong ito ng trabaho ay nangangailangan ng kumpletong pagiging kompidensiyal, kaya't mahalaga na ang isang coordinator ng talaan ay hindi nagbabahagi ng impormasyon sa anumang mga hindi awtorisadong indibidwal.

Ang pangangasiwa ng mga subordinates ay pangkaraniwan din.Sa mas maliit na mga kagawaran, maaari lamang siyang mangasiwa ng isang bilang ng mga empleyado.Sa mga mas malalaking, maaaring magkaroon siya ng isang medyo malaking kawani na tumutulong sa pagpapanatiling tumpak at organisadong mga tala.Ang elementong ito ng trabaho ay nanawagan para sa isang tao na may mahusay na mga kasanayan sa pamumuno at ang kakayahang pangasiwaan ang isang kagawaran.Halimbawa, kung nagtatrabaho siya para sa isang institusyon ng gobyerno, maaaring kailanganin niyang maghanap ng impormasyon upang makabuo ng isang ulat sa badyet.Ang pagsasanay na ito ay nagsasangkot ng paghahanap ng mga nauugnay na dokumento at pagkuha ng kinakailangang data.Sa mga oras, ang pag-iipon ng data ay maaaring maging nakakapagod at oras-oras kung mayroong isang malaking dami ng mga dokumento na kasangkot.

Bilang karagdagan, ang mga coordinator ng talaan ay dapat ding lumikha ng mga ulat matapos na matagpuan ang kinakailangang data.Sa karamihan ng mga kaso, nangangailangan ito sa kanya upang mag -input ng data sa isang computer.Pagkaraan, i -print niya ang mga tsart o mga graph na nagpapaliwanag ng mga uso ng data.Kapag nakuha na niya ang mga tsart o graph, karaniwang ibabahagi niya ang impormasyon sa mga may -katuturang indibidwal alinman sa harapan o sa pamamagitan ng online na sulat.