Làm cách nào để chọn hóa đơn có thể in tốt nhất?

Chọn hóa đơn có thể in tốt nhất phụ thuộc cả vào loại hóa đơn cần công ty và các chương trình kế toán và hóa đơn mà công ty có.Việc lựa chọn hóa đơn khác nhau tùy thuộc vào việc hóa đơn được gửi cho người tiêu dùng, người mua công nghiệp hoặc các loại khách hàng khác.Việc lựa chọn cũng phụ thuộc vào loại sản phẩm được bán và chính sách của công ty nói chung. Một số tùy chọn khác nhau tồn tại cho một hóa đơn có thể in được.Các chương trình và phần mềm kế toán, từ phần mềm tinh vi được thiết kế cho công ty của bạn đến phần mềm kế toán và kế toán chung chung như Quicken, tất cả đều có thể được sử dụng để tạo hóa đơn có thể in mà công ty gửi cho khách hàng.Một hóa đơn có thể in cũng có thể được sản xuất trong một tài liệu từ hoặc văn bản và một mẫu tiêu chuẩn được lưu và sử dụng bởi tất cả các thành viên của công ty.Một công ty cũng có thể thiết kế hóa đơn hoặc chương trình phần mềm kế toán của riêng mình là một phần mềm độc quyền tạo ra hóa đơn dành riêng cho công ty, mặc dù đây thường là cách tốn kém nhất để sản xuất hóa đơn có thể in.

Chìa khóa để chọn đúng tùy chọn cho hóa đơn có thể in cho một công ty nhất định là xác định mục đích của hóa đơn, người nhận và thông tin mà hóa đơn phải chứa.Nếu hóa đơn dành cho khách hàng, hóa đơn nên chuyên nghiệp và chứa logo và thông tin của công ty.Chi tiết về việc mua hàng được thực hiện nên được bao gồm, cũng như thông tin về các phương thức thanh toán chấp nhận được.Hóa đơn cũng có thể là một cơ hội để tiếp thị các sản phẩm hoặc dịch vụ tiếp theo và các ưu đãi đặc biệt hoặc tài liệu tiếp thị có thể được đưa vào hóa đơn.Mặt khác, nếu hóa đơn là hóa đơn nội bộ từ bộ phận này sang bộ phận khác trong công ty, hóa đơn phải chứa thông tin như mã mua hàng nội bộ, nhưng nếu không có thể ít chính thức hơn hóa đơn gửi cho khách hàng.Hóa đơn có thể in được chọn bởi một công ty cũng phải chứa các trường biểu mẫu phù hợp để tất cả các thông tin liên quan có thể được bao gồm.Ví dụ: nếu khách hàng thường xuyên đặt hàng nhiều mục trên một hóa đơn nhất định, hóa đơn nên được tổ chức để tất cả các mặt hàng đó có thể được liệt kê cùng với giá tương ứng.Nếu không phổ biến đối với nhiều mặt hàng được mua, một hóa đơn với nhiều dòng vật phẩm có thể trông trống rỗng và không chuyên nghiệp và có thể không phải là lựa chọn tốt nhất cho công ty đã đưa ra.