Làm cách nào để chọn phần mềm quản lý chất lượng tổng tốt nhất?

Phần mềm toàn bộ quản lý chất lượng (TQM) giúp các tổ chức đảm bảo tuân thủ các quy định và yêu cầu chứng nhận khác nhau của chính phủ.Chọn đúng phần mềm phụ thuộc vào số lượng người dùng sẽ cần truy cập vào nó, các loại hành động khác nhau cần được thực hiện và các mục tiêu cần được đáp ứng.Hầu hết các phần mềm quản lý chất lượng tổng thể được thiết kế để phối hợp các hoạt động của nhiều bộ phận từ một địa điểm.Những cân nhắc bổ sung trong việc lựa chọn gói TQM là chi phí, đào tạo, đường cong học tập, khả năng tương thích công nghệ hiện tại và các nhu cầu tiềm năng trong tương lai. Các tập đoàn trong các ngành công nghiệp cụ thể, như sản xuất ô tô, có nhu cầu về phần mềm quản lý chất lượng.Bên cạnh mong muốn chủ động về các khiếm khuyết tiềm năng, các công ty có thể cần tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng của chính phủ.Để đáp ứng hiệu quả nhu cầu thị trường, các nhà sản xuất sử dụng các hệ thống TQM để tự động hóa quá trình kiểm tra.Các gói phần mềm có thể chuẩn hóa quy trình lắp ráp và sản xuất bằng cách truyền đạt các thông số kỹ thuật được xác định trước cho máy móc và nhiều nhà khai thác. Khi một công ty chọn gói phần mềm quản lý chất lượng tổng số, nó thường sẽ thu hút các yêu cầu cho các đề xuất từ một số nhà cung cấp.Trước khi gửi các yêu cầu để thu hút giá thầu, các nhà quản lý cần nhận thức được những gì họ muốn phần mềm thực hiện.Các nhà cung cấp sẽ cần biết liệu phần mềm phải giúp quy trình sản xuất của công ty tuân thủ các chứng chỉ cụ thể, chẳng hạn như ISO 9000 hoặc Six Sigma.Công ty cũng có thể cần truyền đạt chi tiết về quy trình hiện tại của mình và các khoảng trống mà họ muốn phần mềm đóng.Những tài liệu này thường có thể được tải xuống từ trang web của nhà cung cấp.Các phiên bản hoặc bản demo miễn phí có thể cung cấp cho người quản lý cơ hội tương tác với các tính năng và chức năng trước khi cam kết với một gói đầy đủ.Một trong những mối quan tâm hàng đầu liên quan đến việc chọn gói phần mềm tốt là khả năng sử dụng của nó, vì các nhà quản lý muốn tránh chọn một ứng dụng phần mềm khó hiểu và điều hướng. Hầu hết các tổ chức cuối cùng chọn một gói mà nhiều nhân viên có thể tương tác với.Điều này bao gồm các nhân viên có nền tảng giáo dục và trách nhiệm công việc khác nhau.Chẳng hạn, một nhà điều hành máy địa phương phải có khả năng hiểu và tương tác với các chức năng phần mềm theo cách tương tự như người giám sát nhà máy có thể cần.Vì lý do này, một bộ công cụ TQM tốt giúp đảm bảo kiểm soát quy trình sản xuất từ một số quan điểm của nhân viên.

Chọn gói phần mềm quản lý chất lượng tốt nhất cũng thuộc về nguồn tài chính của tổ chức.Có thể có sự thỏa hiệp giữa các chức năng mà tổ chức cần trong ngắn hạn và những gì nó có thể đủ khả năng.Một số công ty có tính linh hoạt tài chính để mua các gói mà quy trình sản xuất của họ có thể phát triển, trong khi những công ty khác chọn phần mềm đơn giản nhất và ít tốn kém nhất sẽ đảm bảo tuân thủ quy định.