Thư ký thư làm gì?

Một nhân viên thư ký có trách nhiệm quản lý việc chuyển giao và đăng thư đến và đi ra khỏi một cơ sở.Điều này thường bao gồm các gói và các loại thư khác, ngoài thư từ bằng văn bản.Một nhân viên thư ký có thể được sử dụng trong khu vực tư nhân hoặc cho một cơ quan chính phủ, chẳng hạn như Dịch vụ Bưu chính.Tất nhiên, hầu như mọi doanh nghiệp gạch và vữa đều gửi và nhận thư, với nhiều người cũng vận chuyển hàng hóa cho khách hàng của mình.Nếu doanh nghiệp đủ lớn để có một bộ phận thư hoặc vận chuyển, thì có khả năng sẽ sử dụng ít nhất một nhân viên thư để giám sát các hoạt động. Để thực hiện các nhiệm vụ này một cách hiệu quả và hiệu quả về chi phí, thì cần phải có thư ký thư thưĐể được cập nhật với tỷ lệ bưu chính và vận chuyển hiện tại của các nhà mạng mà chủ nhân của họ sử dụng.Nó cũng rất quan trọng để cân nhắc và chuẩn bị thư cẩn thận vì một gói được gói, giải quyết và đo lường theo chính sách vận chuyển của hãng vận tải có thể được trả lại với chi phí của công ty.Ngoài thời gian lãng phí, bưu chính và tài liệu, loại lỗi này cũng có thể dẫn đến việc kinh doanh bị mất.Ngoài ra, một nhân viên thư dự kiến sẽ quen thuộc với các quy định và quy trình liên quan đến thư số lượng lớn để tận dụng mức giá tốt nhất và kiểm soát chi tiêu không cần thiết.

Thư ký thư cũng xử lý thư đến.Điều này có thể liên quan chỉ đơn giản là sắp xếp các tài liệu trong các khe thư theo bộ phận hoặc văn phòng để được nhân viên chỉ định chọn.Điều này có thể hoặc không bao gồm thực sự mở từng mẩu thư đến, tùy thuộc vào chính sách của công ty.Một số nhân viên thư có thể được yêu cầu gửi thư cá nhân cho mỗi văn phòng hoặc bộ phận, hoặc thậm chí để tách các tòa nhà trên cùng một căn cứ.Trên thực tế, đây thường là trường hợp với các tập đoàn lớn, cơ sở y tế và trường đại học.Về mặt môi trường làm việc, một nhân viên thư được sử dụng trong một cơ sở lớn có thể thấy bầu không khí khá ồn ào từ các máy phân loại tự động và các thiết bị liên quan khác.Họ cũng thường có thể mong đợi dành nhiều thời gian để đứng ở một nơi trong khi chuẩn bị các mặt hàng để vận chuyển.Tuy nhiên, trong các thiết lập kinh doanh nhỏ, phần lớn công việc có thể được thực hiện thủ công, có thể yên tĩnh hơn nhưng có thể tương đương với chuyển động cổ tay lặp đi lặp lại và một lượng lớn giấy cắt trên tay và ngón tay.Giáo dục cần thiết để trở thành một nhân viên thư ký ngoài bằng tốt nghiệp trung học hoặc tương đương.Tuy nhiên, có thể cần phải biết hoặc ít nhất là có khả năng học cách làm việc với các thiết bị máy tính khác nhau, chẳng hạn như những thiết bị được sử dụng để in nhãn bưu chính và nhãn vận chuyển.Nó cũng hữu ích để sở hữu các kỹ năng toán học cơ bản và khả năng giao tiếp tốt với người khác.