Hồ sơ lưu trữ là gì?

Một bản ghi lưu trữ là một tập hợp các dữ liệu có liên quan đến nhau.Máy tính giữ và liên kết thông tin trong bản ghi lưu trữ có thể được gọi lại khi người dùng hoặc chương trình muốn xác định mọi thứ liên quan đến chỉ mục hoặc đối tượng bản ghi.Các hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu thường sử dụng các bản ghi lưu trữ để phân loại và sắp xếp thông tin thường được nhập trong các trường. Người dùng có thể xác định bản ghi lưu trữ trong cơ sở dữ liệu bằng cách liên kết đầu vào với một chỉ mục hoặc đối tượng chung.Ví dụ: các trường riêng biệt như số điện thoại và địa chỉ có thể được liên kết với một tên riêng lẻ, là chỉ mục cho bản ghi.Nhiều cơ sở dữ liệu cho phép một hệ thống phân loại phức tạp hơn, có thể nhóm nhiều đầu vào theo một đối tượng.Các hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu là một cách thuận tiện để có thể kéo lên ngay lập tức tất cả các thông tin được liên kết với một bản ghi duy nhất. Công nghệ máy tính di động sử dụng các bản ghi lưu trữ khi người dùng tạo sổ địa chỉ hoặc nhóm liên kết Internet.Trong các hồ sơ này, địa chỉ e-mail, số điện thoại và thông tin cá nhân khác được liên kết với một tên.Các hàm quay số tốc độ là một dạng bản ghi lưu trữ khác, vì tên hoặc số điện thoại được liên kết với một số bàn phím duy nhất.

tìm kiếm cũng có thể được thực hiện trong hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu để lấy bản ghi lưu trữ nếu nó chứa thông tin liên quan đến người dùng-từ khóa hoặc mối quan hệ được xác định.Ví dụ: nếu người dùng muốn xác định vị trí tất cả các giao dịch bán hàng trong một phạm vi ngày nhất định, hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu sẽ tìm kiếm tất cả các bản ghi có chứa ngày được chỉ định trong phạm vi.Khi người dùng tìm thấy các hiệp hội mới, họ có thể tạo một bản ghi lưu trữ mới để liên kết các trường dữ liệu riêng biệt với nhau.

Ứng dụng phần mềm kéo dữ liệu được lưu trữ trên cơ sở dữ liệu ổ cứng hoặc máy chủ và hiển thị thông tin theo các bộ được xác định trước.Ví dụ, một bản ghi được kéo bằng tên sinh viên có thể chứa số nhận dạng (ID) của anh ấy, các khóa học đã đăng ký và kiếm được điểm.Thông tin có trong bản ghi lưu trữ thực sự được nhập vào các trường khác nhau trong chương trình cơ sở dữ liệu.Các trường riêng biệt kéo lên như một bản ghi khi tên sinh viên được sử dụng làm từ khóa tìm kiếm vì tất cả các trường được gắn với tên của anh ấy. Một số bản ghi lưu trữ có thể được lưu trữ trong các tệp.Ví dụ, một tập tin có thể chứa hồ sơ của tất cả các sinh viên đăng ký vào một khóa học hoặc trường học cụ thể.Mỗi danh sách sinh viên vẫn là một bản ghi lưu trữ riêng trong tệp.Ngoài ra, mỗi bản ghi chứa cùng một trường và loại thông tin.Chẳng hạn, trong một tập tin khóa học, mỗi hồ sơ sinh viên có thể liệt kê ID học sinh, số khóa học và lớp kiếm được.