Hvad gør en dokumentkoordinator?

En dokumentkoordinator er en erhvervsperson, der hjælper med den rette katalogisering og arkivering af forskellige typer forretningsrelaterede dokumenter.Disse dokumenter kan omfatte fakturaer, klientkorrespondance, interne memoer og proprietære dokumenter og endda kvitteringer relateret til tilgodehavender eller gæld.Sammen med at organisere dokumenter til opbevaring og let hentning kan en dokumentkoordinator også arbejde tæt sammen med andre i virksomheden for at hjælpe med at samle nye dokumenter, såsom forslag, der forberedes til overvejelser af potentielle kunder.

Den generelle ansvar for en dokumentkoordinator kræver en grundig viden og forståelse af de arkiveringssystemer, der bruges på arbejdspladsen.Dette inkluderer både de metodologier, der bruges til at organisere og arkivere hardkopier af nøgledokumenter, men også hvordan man skal gennemgå elektroniske dokumenter i en slags virtuel opbevaring, såsom i beskyttede filer, der ligger på en server.Med henblik herpå skal dokumentkoordinatoren have evnen til logisk at organisere dataene, så alle dokumenter kan hentes, hvornår og efter behov.

Andre opgaver, der er forbundet med arbejdet med en dokumentkoordinator, kan involvere kodning og krydshenvisende dokumenter samt arkivering af dem i specifikke sekvenser og logiske arrangementer.I nogle tilfælde er koordinatoren også ansvarlig for at styre forespørgsler om data, der findes i dokumenterne og være i stand til at hente det rigtige dokument eller et sæt dokumenter efter behov.Vedligeholdelse af en masterbeholdning, som dokumenter er indeholdt i denne beholdning, og hvor de kan findes, er også en opgave, der ofte er tildelt en dokumentkoordinator.

Da en dokumentkoordinator kan komme i kontakt med elektroniske og papirkopi -dokumenter, der indeholder proprietære eller fortrolige oplysninger, er sikkerhedsklarering for denne type arbejde ofte ret høj.Dette tager funktionen af koordinatoren noget ud over en filkontor, der kan blive overdraget til arkivering af dokumenter, der ikke anses for at være fortrolige.Det er ikke usædvanligt for enkeltpersoner som udøvende administratorer at fungere som koordinatorer, skabe og vedligeholde arkiveringssystemer, især for de ledere, de arbejder med tæt.

Uddannelse til arbejde som dokumentkoordinator varierer afhængigt af omfanget af ansvar, som arbejdsgiveren vælger at knytte til stillingen.I nogle tilfælde er grundlæggende kontorfærdigheder, såsom en arbejdsviden om brug af computere, hvordan man arkiverer dokumenter ved hjælp af et standard arkiveringssystem og evnen til at assimilere og effektivt følge en eksisterende arkiveringsstrategi, tilstrækkelige.En egnethed til organisation og logisk tænkning er også meget nyttig til at forfølge denne type arbejde.