Wat doet een documentcoördinator?

Een documentcoördinator is een zakelijke professional die helpt bij het juiste catalogiseren en indienen van verschillende soorten bedrijfsgerelateerde documenten.Die documenten kunnen facturen, klantcorrespondentie, interne memo's en eigen documenten omvatten, en zelfs ontvangsten met betrekking tot de debiteuren of betaalbare rekeningen.Naast het organiseren van documenten voor opslag en gemakkelijk ophalen, kan een documentcoördinator ook nauw samenwerken met anderen in het bedrijf om te helpen bij de verzameling nieuwe documenten, zoals voorstellen die worden voorbereid op overweging door potentiële klanten.

De algemene verantwoordelijkheden van een documentcoördinator vereisen een grondige kennis en begrip van de archiveringssystemen die op de werkplek worden gebruikt.Dit omvat zowel de methoden die worden gebruikt om harde kopieën van belangrijke documenten te organiseren en in te dienen, maar ook hoe u elektronische documenten kunt organiseren in een soort virtuele repository, zoals in beschermde bestanden die op een server zijn ondergebracht.Daartoe moet de documentcoördinator de mogelijkheid hebben om de gegevens logisch te organiseren, zodat alle documenten kunnen worden opgehaald wanneer en indien nodig.

Andere taken die aan het werk van een documentcoördinator zijn gekoppeld, kunnen documenten van codering en kruisverwijzing omvatten en deze in specifieke sequenties en logische regelingen indienen.In sommige gevallen zal de coördinator ook verantwoordelijk zijn voor het beheren van vragen over gegevens die binnen de documenten worden gevonden en het juiste document of de set documenten op verzoek kunnen ophalen.Het handhaven van een masterinventaris waarvan documenten in die inventaris zijn opgenomen en waar ze te vinden zijn, is ook een taak die gewoonlijk wordt toegewezen aan een documentcoördinator.

Aangezien een documentcoördinator in contact kan komen met elektronische en hard copy -documenten die eigen of vertrouwelijke informatie bevatten, is de veiligheidsmachtiging voor dit soort werk vaak vrij hoog.Dit neemt de functie van de coördinator enigszins voorbij het rijk van een bestandsklerk, die mogelijk worden toevertrouwd om documenten in te dienen die niet als vertrouwelijk van aard worden beschouwd.Het is niet ongebruikelijk voor personen zoals uitvoerende beheerders om als coördinatoren te functioneren, waarbij archiefsystemen worden gecreëerd en onderhouden, met name voor de leidinggevenden waarmee ze nauw samenwerken.

Training voor werk als documentcoördinator varieert, afhankelijk van de reikwijdte van de verantwoordelijkheden die de werkgever ervoor kiest om te associëren met de positie.In sommige gevallen zijn fundamentele kantoorvaardigheden, zoals een werkende kennis van het gebruik van computers, het indienen van documenten met behulp van een standaard archiveringssysteem en de mogelijkheid om een bestaande archiveringsstrategie te assimileren en effectief te volgen, voldoende.Een aanleg voor organisatie en logisch denken is ook erg nuttig bij het nastreven van dit soort werk.