Hva gjør en dokumentkoordinator?

En dokumentkoordinator er en forretningsprofesjonell som hjelper til med riktig katalogisering og innlevering av forskjellige typer forretningsrelaterte dokumenter.Disse dokumentene kan inneholde fakturaer, kundekorrespondanse, interne memoer og proprietære dokumenter, og til og med kvitteringer relatert til kundefordringer eller gjeld.Sammen med organisering av dokumenter for lagring og enkel gjenfinning, kan en dokumentkoordinator også samarbeide tett med andre i selskapet for å hjelpe til med forsamling av nye dokumenter, for eksempel forslag som er utarbeidet til vurdering av potensielle kunder.

Det generelle ansvaret til en dokumentkoordinator krever en grundig kunnskap og forståelse av arkiveringssystemene som brukes på arbeidsplassen.Dette inkluderer både metodologiene som brukes til å organisere og arkivere papirkopier av nøkkeldokumenter, men også hvordan du kan organisere elektroniske dokumenter i et slags virtuelt depot, for eksempel i beskyttede filer som ligger på en server.For dette formål må dokumentkoordinatoren ha muligheten til å logisk organisere dataene slik at alle dokumenter kan hentes når og som nødvendig.

Andre oppgaver knyttet til arbeidet med en dokumentkoordinator kan innebære koding og krysshenvisningsdokumenter i tillegg til å arkivere dem i spesifikke sekvenser og logiske ordninger.I noen tilfeller vil koordinatoren også være ansvarlig for å administrere spørsmål om data som finnes i dokumentene og å kunne hente riktig dokument eller sett med dokumenter på forespørsel.Å opprettholde en masterbeholdning av hvilke dokumenter som er inneholdt i det varelageret, og hvor de kan bli funnet, er også en oppgave som vanligvis er tildelt en dokumentkoordinator.

Siden en dokumentkoordinator kan komme i kontakt med elektroniske og papirkopier som inneholder proprietær eller konfidensiell informasjon, er sikkerhetsklarering for denne typen arbeid ofte ganske høy.Dette tar funksjonen til koordinatoren noe utenfor riket til en filkontor, som kan bli betrodd innlevering av dokumenter som ikke anses å være konfidensielle.Det er ikke uvanlig at enkeltpersoner som utøvende administratorer fungerer som koordinatorer, og skaper og vedlikeholder arkiveringssystemer spesielt for lederne de jobber med nøye.

Opplæring for arbeid som dokumentkoordinator varierer, avhengig av ansvarsomfanget som arbeidsgiveren velger å knytte seg til stillingen.I noen tilfeller er grunnleggende kontorferdigheter, for eksempel arbeidskunnskap om bruk av datamaskiner, hvordan du arkiverer dokumenter ved hjelp av et standard arkiveringssystem, og muligheten til å assimilere og effektivt følge en eksisterende arkiveringsstrategi, tilstrekkelig.En evne til organisering og logisk tenking er også veldig nyttig for å forfølge denne typen arbeid.