Vad gör en dokumentkoordinator?

En dokumentkoordinator är en affärsproffs som hjälper till med korrekt katalogisering och arkivering av olika typer av affärsrelaterade dokument.Dessa dokument kan inkludera fakturor, klientkorrespondens, interna memos och proprietära dokument och till och med kvitton relaterade till kundfordringar eller betalningar.Tillsammans med att organisera dokument för lagring och enkel återhämtning kan en dokumentkoordinator också arbeta nära med andra i företaget för att hjälpa till att samla nya dokument, till exempel förslag som utarbetas för övervägande av blivande kunder.

Det allmänna ansvaret för en dokumentkoordinator kräver en grundlig kunskap och förståelse för de arkiveringssystem som används på arbetsplatsen.Detta inkluderar både de metoder som används för att organisera och arkivera papperskopior av viktiga dokument, men också hur man kan organisera elektroniska dokument i något slags virtuellt arkiv, till exempel i skyddade filer som finns på en server.För detta ändamål måste dokumentkoordinatoren ha förmågan att logiskt organisera uppgifterna så att alla dokument kan hämtas när och vid behov.

Andra uppgifter som är förknippade med arbetet med en dokumentkoordinator kan involvera kodning och korsreferensdokument samt arkivera dem i specifika sekvenser och logiska arrangemang.I vissa fall kommer samordnaren också att ansvara för att hantera frågor om data som finns i dokumenten och kunna hämta rätt dokument eller uppsättning dokument på begäran.Att upprätthålla en huvudinventar av vilka dokument som finns i den inventeringen, och var de kan hittas, är också en uppgift som vanligtvis tilldelas en dokumentkoordinator.

Eftersom en dokumentkoordinator kan komma i kontakt med elektroniska och papperskopieringsdokument som innehåller egenutvecklad eller konfidentiell information är säkerhetsgodkännandet för denna typ av arbete ofta ganska hög.Detta tar funktionen av koordinatoren något utöver området för en filkontor, som kan anförtrotts att arkivera dokument som inte anses vara konfidentiella till sin natur.Det är inte ovanligt för individer som verkställande administratörer att fungera som samordnare, skapa och underhålla arkiveringssystem särskilt för de chefer de arbetar med nära.

Utbildning för arbete som dokumentkoordinator varierar, beroende på omfattningen av ansvar som arbetsgivaren väljer att associera med befattningen.I vissa fall är grundläggande kontorsförmågor, till exempel en arbetskunskap om att använda datorer, hur man arkiverar dokument med ett standard arkiveringssystem och förmågan att assimilera och effektivt följa en befintlig arkiveringsstrategi, tillräckliga.En lämplighet för organisation och logiskt tänkande är också till stor hjälp för att bedriva denna typ av arbete.